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19. Februar 2019 | von Art Sarno

Bei der Rechnungsverarbeitung ist definitiv noch ausreichend Raum für Verbesserungen. In einer Umfrage von PayStream Advisors gaben 63 % der Befragten an, ihre schwerwiegendsten Herausforderungen bei der Rechnungsverwaltung seien die „manuelle Dateneingabe und ineffiziente Prozesse“.

Zum Glück gibt es Automatisierung ... sie verschafft überlasteten Kreditorenbuchhaltungen nämlich die benötigten Atempausen, indem sie manuelle Aufgaben mittels Software erledigtautomatisieren. Diese Mittels Automatisierungslösungen ist eine konsistente Performance sichergestellterbringt eine einheitliche Leistung, sodass Unternehmen ihre Rechnungsverwaltung deutlich verbessern können. Insgesamt lassen sich so Prozesse beschleunigen, die Genauigkeit erhöhen und allgemein bessere Ergebnisse erzielen.

Sind Sie bereits überzeugt, dass Automatisierung unabdingbar ist, wissen aber nicht, wo Sie damit beginnen sollen? Da sind Sie nicht allein. Woher soll man wissen, wann es Zeit ist, auf neue Prozesse umzusteigen, und welche Lösung die beste für das Unternehmen ist? Glücklicherweise ist es in der Regel unübersehbar, wenn die Ampel für Automatisierung auf Grün steht und welche Vorteile die Rechnungsautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung per „Software as a Service“-Lösungen haben kann. Und danach müssen Sie Ausschau halten:

1. Ihre Fehlerquote ist zu hoch

Manuelle Prozesse sind nicht nur problematisch, weil sie länger dauern, sondern auch, weil es in ihnen leichterschneller und öfter zu Fehlern kommt. Menschen machen nun einmal Fehler, und besonders anfällig dafür sind sie bei sich wiederholenden Aufgaben wie der Dateneingabe. Fehler wie diese können dazu führen, dass Rechnungen übersehen werden und die Zahl der Diskrepanzen und Ausnahmen steigt, was wiederum ein effizientes Arbeiten behindert.

Unternehmen jedoch, die ihre manuellen Prozesse von einer SaaS-Lösung für die Rechnungsautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable Invoice Automation, APIA) erledigen lassen, profitieren von genaueren Daten und einem geringeren Risiko, dass Rechnungen verlegt oder falsch bearbeitet werden. Ein weiterer Vorteil: Alle in der Organisation haben unabhängig von ihrem Standort Zugriff auf dieselben Daten und Informationen.

2. Sie haben höhere Kosten durch Ineffizienz

Ebenfalls problematisch: Manuelle Prozesse dauern länger und kosten mehr. Grundsätzlich gilt, dass sowohl höhere Personal- als auch höhere Hardwarekosten anfallen, wenn Menschen sich um Rechnungen kümmern. Besonders Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Regionen oder Städten bekommen das zu spüren, denn die Kosten und der Zeitaufwand multiplizieren sich mit jedem Standort.

Eine SaaS-Lösung schont das Budget, weil die erforderlichen Hardware- oder Software-Investitionen geringer ausfallen, beispielsweise weil Rechnungen in elektronischer Form in der Cloud gespeichert werden und deshalb keine physische Speicherinfrastruktur bezahlt werden muss. Dank Automatisierung sinken auch die Kosten pro Rechnung. Bei SaaS („Software as a Service“) wird Software bei einem Hoster abonniert, der diese zentral bereitstellt. Dieses Modell hat zur Folge, dass Geld aus dem Investitionsbudget in das Betriebskostenbudget umverteilt werden kann, weil einfach weniger Investitionen nötig sind. Von Vorteil ist dies unter Umständen beim Cashflow und wenn Unternehmen vermeiden möchten, eine gesamte Investition innerhalb eines Jahres zu tätigen.

3. Sie werden abgehängt

Unternehmen und ihre Geschäftsmodelle ändern sich ständig. Ihre Lieferanten überarbeiten ihre Prozesse, also müssen auch Sie sich verändern. Doch manuelle Prozesse lassen sich eben nicht so leicht einfach an neue Formate und Standards anpassen.

Hier kommen APIA-Lösungen auf SaaS-Basis ins Spiel, denn sie ermöglichen es Unternehmen, auf Veränderungen flexibel zu reagieren. Ein weiterer deutlicher Vorteil: Sie profitieren immer von den neuesten Sicherheits- und Funktions-Updates. Und Sie halten mit Ihren Mitbewerbern und Lieferanten auf Modernisierungskurs Schritt. Gartner geht davon aus, dass sich die Cloud bis 2025 zum vorherrschenden Bereitstellungsmodell in allen Bereichen des Finanzmanagements etablieren wird.

4. Ihnen entgehen Skonti

Je länger der Rechnungsbearbeitungs-Zyklus, desto höher die Risiken und Kosten. Bei der herkömmlichen Art der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung sind mehrere Mitarbeiter mit der Prüfung und Genehmigung beschäftigt. Und manchmal werden dabei Rechnungen übersehen oder gehen gar verloren. Dies führt zu Verzögerungen, die den Bearbeitungszyklus verlängern und es der Organisation erschweren, die Skonti der Lieferanten in Anspruch zu nehmen.

Ein automatisierter Workflow sorgt für einen einheitlichen Prozess sowie mehr Einblick und Verantwortlichkeit und beschleunigt die Bezahlung. Dementsprechend weniger Mahngebühren und mehr Skonti erwarten Sie.

5. Die IT-Abteilung hat keine Zeit für Sie

Eine lokal verwaltete Lösung für die Kreditorenbuchhaltung muss regelmäßig gewartet werden, und zwar von einem qualifizierten IT-Team, das auch Fehler beheben kann. Glückwunsch, wenn Sie ein solches Team haben, doch Pech ist es, wenn es bereits so stark ausgelastet ist, dass die Rechnungsverarbeitung stunden- oder sogar tagelang auf Eis liegt, bis es Ihnen zu Hilfe kommen kann.

Mit einer APIA-Lösung auf SaaS-Basis sind Sie weniger abhängig von der IT-Abteilung. Zur Implementierung und Wartung der Self-Service-Oberfläche ist kein IT-Spezialist notwendig und die Software aktualisiert sich selbsttätig auf jedem Gerät, sodass Sie stets auf die neueste Version zugreifen.

Erkennen Sie bei sich in der Kreditorenbuchhaltung auch eines oder mehrere dieser Warnzeichen? Wenn dem so ist, ist die Zeit reif für eine Automatisierungsinitiative – und höchstwahrscheinlich wird eine APIA-Lösung auf SaaS-Basis genau das Richtige dafür sein. Beharren Sie nicht auf Prozessen von gestern, die Sie aufhalten und teuer zu stehen kommen. Mit einer Kombination aus Automatisierung und der Cloud können Sie Schritt halten und sogar wettbewerbsfähiger werden.

Mehr zu SaaS für die Rechnungsautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung erfahren Sie im „Leitfaden zur Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung“.

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Kategorien:  • Intelligent Automation  • Robotic Process Automation

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