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27. November 2018 | Von Daniel Schmidt

Wirklich nützliche Enterprise-Software tut genau das, was sie verspricht: Sie löst im gesamten Unternehmen zahlreiche und oft völlig unterschiedliche Probleme. Wenn sich der Leiter der Finanz- und Buchhaltungsabteilung über das manuelle Abrufen von Rechnungen aus Portalen und E-Mails und die Eingabe der Informationen in SAP in seiner Abteilung beklagt, ist ihm möglicherweise nicht klar, dass es eine Software gibt, die sowohl den Wunsch des CRO (Chief Revenue Officer) nach proaktiver Überwachung der Preise der Konkurrenz und automatischer Angleichung oder Unterbietung erfüllen kann als auch den Wunsch des Leiters der IT-Abteilung, die Einrichtung und Konfiguration von Benutzern zu automatisieren.

Aber was ist die Lösung für diese und Hunderte andere Problembereiche im gesamten Unternehmen? Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es ermöglicht, sich wiederholende Aufgaben und manuelle Prozesse mithilfe von Software-Robotern zu automatisieren und damit Mitarbeiter von wiederkehrenden, monotonen Arbeiten zu befreien, indem sie mit Websites, Geschäfts- und Desktopanwendungen, Datenbanken und den Mitarbeitern selbst interagiert.

Wenn es überall Automatisierungsmöglichkeiten gibt, wo setzen Sie die Prioritäten? Denken Sie an große Volumina, einen hohen Wertzuwachs und hohe Risiken.

  • Repetitive Prozesse mit großem Volumen sind ideale Ziele für die Automatisierung, da sie erhebliche Zeit benötigen, die auf Arbeiten verwendet werden könnte, die mehr menschliches Denken und Einfühlungsvermögen erfordern. Ein „Verzetteln“ in diesen Prozessen kann letztlich das Wachstum und die Erweiterung Ihres Unternehmens drosseln.
  • Hochwertige Prozesse sind außerordentlich wichtig für Ihr Unternehmen, z. B. „Geld“-Prozesse wie Ihre Angebotspolitik oder solche, die für eine bessere Kundenerfahrung sorgen und eine potenzielle Abwanderung verringern.
  • Fehler oder Verzögerungen in risikoreichen Prozessen können Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten bringen. Vielleicht führt ein Kopierfehler zu einem kostspieligen Compliance-Verstoß oder ein Prozessrückstau verursacht ständige Fristversäumnisse.

Ein aktueller AIIM-Branchenbericht zur Digitalisierung von Kerngeschäftsprozessen beobachtet, dass Technologien wie Robotic Process Automation und intelligente Erfassung Chancen eröffnen, Prozesse nicht nur zu verbessern, sondern sie völlig neu zu überdenken.

Hier sind zehn Prozesse, die Sie abteilungsübergreifend mit RPA automatisieren können:

  1. Aufnahme neuer Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter

    Obwohl diese Prozesse die Abteilungen Finanz- und Rechnungswesen, Vertrieb/Neukunden und Personal (in kleinerem Maße auch IT) betreffen, sind sie reif für die Automatisierung, da alle drei häufig Unmengen an Unterlagen verarbeiten und prüfen und langwierig mit der jeweils anderen Partei verhandeln müssen. Mit RPA können Sie einen vollständig automatisierten Onboarding-Prozess entwickeln, sogar mit automatischer Statuskommunikation und einer vollständigen Integration der Informationen in Ihre internen Systeme.

  2. Pflege von Lieferanten-, Kunden- und Mitarbeiterdaten

    In ähnlicher Weise bedürfen diese Parteien einer häufigen Aktualisierung – dabei kann es sich um einen Mitarbeiter handeln, der ein Formular zur Adressänderung einreicht, oder einen Lieferanten oder Kunden, der die jährliche Vertragsverlängerung unterzeichnen muss. RPA eignet sich großartig zur Automatisierung von Prozessen, die ausgelöst werden durch irgendein Ereignis (einen jährlichen Stichtag), ein Datum (alle Partnerverträge sind bis zum 1. August befristet) oder einen Prozess oder eine Aufgabe (die Adressänderung eines Mitarbeiters). RPA gewährleistet, dass die Daten in allen Systemen in Echtzeit korrekt aktualisiert werden.

  3. Berichtaggregation

    Dieser Prozess ist besonders zeitaufwendig für die Finanz- und Buchhaltungsabteilung, insbesondere am Ende des Monats, Quartals oder Jahres, wenn „alle Mann an Deck“ verzweifelt Informationen zusammenführen. RPA kann das Erfassen und Aggregieren der Daten in einem Bruchteil der Zeit automatisieren, sodass die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter entlastet wird und sie mehr Kapazitäten haben, um Erkenntnisse aus den Informationen zu gewinnen.

  4. Lohnabrechnung

    Sich ändernde Steuergesetze, Berichtspflichten oder einfach die Arbeit mit Systemen, die nicht miteinander kommunizieren, kann jeden Monat Tage für die Lohnabrechnung kosten. Die Fähigkeit von RPA, diese Daten zwischen mehreren Systemen wie Zeiterfassung, Personalwesen und Mitarbeiterführung, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung – ganz zu schweigen von den Kostenzuordnungsberichten für die Steuer und verschiedene Abteilungen – zu sammeln und miteinander zu verbinden, machen es unschätzbar wertvoll für die Automatisierung dieses Prozesses.

  5. CDD (Sorgfaltspflicht)

    Während wir vorher über Kunden-Onboarding sprachen, erwähnten wir nicht das eigentliche Risiko bei vielen Neukundenaufnahmen: Die Einhaltung von Vorschriften wie CDD (Sorgfaltspflicht), KYC (Kundenüberprüfung) und AML (Bekämpfung der Geldwäsche) ist teuer und aufwendig. RPA erfasst, verbessert und liefert automatisch die genauen Daten, die Sie dafür aus internen oder externen Quellen benötigen, und sie kann weit mehr Datenpunkte in kürzerer Zeit überprüfen, um Ihnen eine umfassendere Bewertung zu liefern.

  6. Wettbewerbsfähige Preisgestaltung und Mitbewerberbeobachtung

    Laut der Konsumentenumfrage von Retail Dive suchen fast 60 % der Käufer, wenn sie im Laden ihr Mobiltelefon benutzen, Informationen zu Produkten und Preisen. Sie greifen online auf Shopping-Vergleichsseiten zu. Und Dritthändler verwenden auf Plattformen wie Amazon.com häufig Preisanpassungssoftware zur Automatisierung der zeitraubenden Aufgabe, mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Bei so viel Macht in den Händen von Kunden und Konkurrenten ist es für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ein Mittel zu haben, um in Erfahrung zu bringen, was die Konkurrenz vorhat. RPA kann in Echtzeit überwachen und alarmieren oder vorsorglich Ihren Angaben entsprechend Preise anpassen, sodass Sie sich nicht mehr auf veraltete Berichte verlassen müssen, die u. U. tage- oder wochenlang zusammengestellt werden.

  7. CRM-Updates

    Der Vertrieb möchte bzw soll verkaufen. Das ist es, was sie gut können und wofür sie bezahlt werden. Sich mit Dateneingaben, etwa zur Aktualisierung des CRM-Systems, abzuplagen, steht bei niemandem ganz oben auf der To-do-Liste. Andererseits sind diese Informationen für Ihr Unternehmen von wesentlicher Bedeutung, um fundierte strategische Entscheidungen treffen zu können. Überlassen Sie diese Aufgabe RPA, die mit automatischen Updates Erkenntnisse über Ihre Interessenten sammelt und damit die entsprechenden Felder im CRM versorgt.

  8. Auftragsverarbeitung

    Der Bestellvorgang kann über viele zeitaufwendige manuelle Aufgaben verfügen wie Adressüberprüfung, Dateneingabe, Drucken der Rechnung und des Versandlabels sowie die Aktualisierung des Lagerbestands und Nachbestellungen, wenn Ihr Bestand abfällt. RPA kann diesen Prozess automatisieren und koordinieren. Ihnen bleibt dann nur noch, die Waren versandfertig zu machen – tatkräftig zupacken kann ein Software-Roboter nun doch nicht.

  9. Versandplanung und -verfolgung

    Die Planung, Aktualisierung und Weitergabe des Versandstatus zwischen den internen Systemen und Portalen ist eine wirklich aufwendige manuelle Tätigkeit – und das Resultat schlägt sich nicht selten in der Kundenerfahrung nieder. RPA kann Lieferanfragen aus eingehenden E-Mails extrahieren, Aufträge in Ihren Planungssystemen protokollieren sowie Abholzeiten in Kunden- und/oder Speditionsportalen eintragen.

  10. Benutzereinrichtung und -konfiguration

    Wir erwähnten Mitarbeiter-Onboarding durch die Personalabteilung. Auf der IT-Seite muss jemand einen neuen Benutzer hinzufügen und konfigurieren, damit sich der neue Mitarbeiter bei seinem Computer, seinem E-Mail-Konto, im Netzwerk usw. anmelden kann. Lassen Sie RPA diesen Prozess automatisieren, sodass Ihr Personal sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann, die sonst zu kurz kommen. Entdecken Sie noch mehr Möglichkeiten zur Automatisierung mit RPA.

100 Automatisierungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen

INFOGRAFIK ABRUFEN

Kategorien: Robotic Process Automation

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