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Von Ryan Bazler, Director Product Marketing, Kofax

Sehr wahrscheinlich haben Sie schon von Informationserfassung gehört – der Erfassung von Informationen von Papier- und elektronischen Dokumenten sowie aus elektronischen Datenquellen wie Websites, Datenbanken und Desktop-Anwendungen. Unternehmen haben den Empfang, die Eingabe, die Verarbeitung und die Ausgabe unzähliger Dokumenttypen automatisiert – Rechnungen, Schadensfall-/Leistungsantragsformulare und Hypothekenanträge, E-Mails, Poststellendokumente, Onboarding-Dokumente und mehr.

Dabei haben diese Unternehmen erheblich profitiert: Sie haben bei informationsintensiven, nach außen gerichteten Vorgängen Kosten und Zeit eingespart, Fehler reduziert und die Compliance gewährleistet. Diese Vorteile haben auch einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Kundenansprache geleistet, einem Ziel, das heute wichtiger ist denn je.

Was Ihnen vielleicht nicht bekannt ist, ist jedoch, wie sehr sich die Informationserfassung allein in den letzten fünf Jahren geändert und durch verschiedene technologische Fortschritte neue und innovative Anwendungsszenarien ermöglicht hat, die früher undenkbar waren. In der Tat bewertet IDC den Informationserfassungsmarkt heute mit 1 Mrd. USD bei einem jährlichen Wachstum von 6 %. Möglicherweise wundern Sie sich auch über die Möglichkeiten die Cloud und künstliche Intelligenz eröffnen.

In dieser sechsteiligen Blog-Serie werden wir erläutern, wie die elektronische Erfassung heute Dokumenten- und Datenverarbeitungsprobleme für Unternehmen löst, und beleuchten, wie die Erfassungstechnologie der Zukunft aussieht.

Wir betrachten fünf Entwicklungsphasen der Informationserfassung:
  • Die 90er Jahre – Stapelerfassung
    • Zentralisierte, umfangreiche Dokumentenerfassung für die gemeinsame Nutzung und die Archivierung
  • Ab 2000 – Multichannel-Erfassung, dezentrale Erfassung, Poststellenerfassung
    • Dokumenterfassung und -klassifizierung sowie Datenextraktion aus beliebigen Quellen (E-Mail, Internet, MFP, Scanner, Fax, Ordner usw.)
    • Geringvolumige Dokumentenerfassung in Filialen und entfernten Niederlassungen
    • Dokumentenerfassung für Poststellen, ausgelagerte Geschäftsprozesse und Shared-Service-Center
    • „Maschinelles Lernen“ von Dokumenten für die anfängliche und fortlaufende Schulung des Systems
  • Ab 2010 – mobile Erfassung, elektronische Datenerfassung
    • Dokumentenerfassung und -klassifizierung sowie Datenextraktion mit Mobilgeräten für eine unmittelbare, wirksame Kundenbindung
    • Datenerfassung aus elektronischen Datenquellen wie Websites, Datenbanken/ERP-Systemen, Desktop-Anwendungen usw. mithilfe von RPA (Robotic Process Automation)
  • Ebenfalls ab 2010 – digitale Transformation
    • Dokumentenerfassung im Kontext eines größeren, nach außen gerichteten Geschäftsprozesses, der ebenfalls digitalisiert ist
    • Automatisierungstechnologien über die reine Erfassung hinaus, einschließlich Prozess- und Case-Management, RPA, elektronischer Unterschriften und Kundenkommunikationsmanagement
  • Heute und bis in die 2020er – Erfassen als Service (CaaS), KI-basierte Erfassung
    • Vorkonfigurierte, dokumenttypspezifische Erfassung, Klassifizierung und Extraktion in der Cloud, erhältlich als Service
    • Imitation des menschlichen Verständnisses der Inhalte von Dokumenten, E-Mails und Social-Media-Inhalten durch KI-basierte Technologien zur Automatisierung der Prozesse und Unterstützung menschlicher Entscheidungsfindung

Alle fünf Anwendungsfälle haben bis heute ihren geschäftlichen Nutzen, wobei die Technik sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt hat.

Informationserfassung bedeutet mehr Kontrolle

Ob Sie es glauben oder nicht, in vielen Unternehmen herrschen immer noch manuelle, papierbasierte Prozesse vor, vielleicht sogar auch bei Ihnen. Möglicherweise kämpfen Sie selbst mit nach außen gerichteten Prozessen, die belastet sind durch Papier, manuelle oder repetitive Aufgaben und unvernetzte Kommunikationskanäle. Diese Probleme haben die Informationstransparenz und unternehmerische Flexibilität in Ihrer Firma reduziert, die Betriebskosten anwachsen lassen und die Reaktionszeiten bei Kundenanfragen verlängert – mit direkten Auswirkungen auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Ihren Ertrag. Vielleicht verhindern auch mangelnde Kontrolle und Transparenz bei jedem Schritt Ihrer nach außen gerichteten Prozesse, dass Sie gesetzliche und branchenspezifische Vorschriften nicht leicht einhalten können Unabhängig von der Art des Problems kann Ihnen die elektronische Informationserfassung helfen, die Kontrolle über ihre Inhalte zurückzugewinnen.

Informationserfassung eignet sich perfekt für Unternehmen mit langsamen, manuellen, fehleranfälligen oder teuren nach außen gerichteten Prozessen. Richtig eingesetzt, kann die Informationserfassung den Empfang, die Dateneingabe, die Verarbeitung und die Ausgabe von Dokumenten und elektronischen Daten praktisch jeder Herkunft in einem beliebigen Format und an jedes Ziel weitgehend automatisieren.

Lesen Sie meine 6-teilige Blog-Serie, um mehr über die Informationserfassung und ihren möglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu erfahren. Deshalb lade ich Sie ein, gleich heute als Einstieg das Whitepaper Transforming Customer Engagement with Capture (Kundenansprache mithilfe von Informationserfassung optimieren) herunterzuladen.

January 16, 2018