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Von Ryan Bazler, Director Product Marketing, Kofax

Im letzten Blog-Post gab ich einen Überblick über die fünf Wege, wie die Informationserfassung Ihre Dokumenten- und Datenverarbeitung revolutionieren wird. Werfen wir zunächst einen genaueren Blick auf die erste Möglichkeit: Automatisierung durch zentralisierte, umfangreiche Erfassung, gemeinhin auch als Stapelerfassung bekannt.

Wann erkennt ein Unternehmen für sich die Notwendigkeit von Informationserfassung? Häufig führen Verarbeitungsfehler und Verzögerungen, kostspielige und schwer zu skalierende Vorgänge und Compliance-Verstöße aufgrund manueller, papierbasierter Prozesse zu der Erkenntnis: Es muss bessere Möglichkeiten geben! Und die gibt es.

Mithilfe von Informationserfassungssoftware können durch die Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse die Häufigkeit von Fehlern und Verzögerungen verringert, Abläufe optimiert und die Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften gewährleistet werden. Für die meisten Unternehmen besteht der erste Schritt darin, ohne Papier auszukommen. Sie installieren zentrale Scanner, um Papierstapel mittlerer bis hoher Volumen zu digitalisieren. In der Regel verwenden diese Scanner ISIS-Treiber und Software von Drittanbietern wie Kofax Capture und Kofax TotalAgility, um die Dokumente zu empfangen, zu verarbeiten und die gescannten Dokumente zu einem nachgelagerten System, einer Abteilung oder einer Person weiterzuleiten.

Die Drittanbietersoftware wird ein Dokument automatisch vom nächsten Dokument im Stapel durch mit Barcodes versehene Trennblätter trennen und dann die Informationen erfassen, bereinigen und komprimieren. OCR-Systeme extrahieren Indexierungdaten, die von nachgelagerten ECM-Systemen verwendet werden. In späteren Blog-Posts schauen wir uns erweiterte Funktionen von Informationserfassungssoftware an, die über das Scannen und Indexieren hinausgehen.

Weniger Papier, höhere Produktivität bei der Verarbeitung

In der Regel nutzen Unternehmen den zentralisierten Stapelerfassungsansatz zur Archivierung und Weitergabe der Dokumente, auch „Scan-to-Archive“ genannt. Ziel ist es, den Prozess von Papier zu befreien und den Mitarbeitern so schnell wie möglich Zugriff auf das digitalisierte Dokument zu geben. Diese verbesserte Transparenz hat unmittelbar positive Auswirkungen auf die Produktivität und Effizienz der Dokumentenverarbeitung in einem Unternehmen.

Häufig kommen bergeweise Dokumente in einem Unternehmen an, die verarbeitet werden müssen. Einige Unternehmen setzen die Dokumentenerfassung zunächst in einer bestimmten Abteilung ein, die mit papierbasierten Prozessen zu kämpfen hat, und erweitern sie dann später auf andere Abteilungen oder Standorte. Ein Unternehmen kann auch versuchen, in der Poststelle alles zu digitalisieren und freizugeben. Damit beschäftigen wir uns in einem späteren Blogbeitrag.

Der beste Ort, um mit der Informationserfassung zu beginnen? Die Kreditorenbuchhaltung. Hier kommen pro Jahr Tausende oder gar Millionen Rechnungen an, die jeweils manuell empfangen, gelesen, kopiert, gebucht, genehmigt und abgelegt werden müssen. Ohne Informationserfassung kann z. B. die Bearbeitung einer Rechnung über 30 USD kosten und sich Wochen hinziehen, was Strafgebühren für verspätete Zahlung und Verlust von Skonti zur Folge hat. Mit der Informationserfassung können Unternehmen Rechnungen viel schneller und billiger bearbeiten, und gewinnen dabei einen klaren und messbaren ROI – in den meisten Fällen innerhalb von 6 bis 18 Monaten. Die Rechnungsverarbeitung war in den letzten Jahrzehnten das bei weitem bewährteste und beliebteste Anwendungsbeispiel für die Informationserfassung und wird von vielen Analysten als Best Practice für die Kreditorenbuchhaltung angesehen, z. B. vom Institute of Finance and Management.

Natürlich geht der Nutzen der Informationserfassung weit über das Scannen des Dokuments für mehr interne Transparenz hinaus. Bei der Rechnungserfassung zum Beispiel liegt der wesentliche Nutzen in der Fähigkeit, automatisch wichtige Teile der Daten aus der Rechnung zu extrahieren und an das ERP-System zu senden, häufig voll automatisiert, weil dadurch tatsächlich Kosten und Zeit eingespart werden. In unserem nächsten Blog werfen wir einen genaueren Blick auf diese erweiterten Funktionen der Erfassung sowie auf Multichannel-Erfassung, dezentrale Erfassung und Poststellenerfassung. Bleiben Sie dran!

Wenn Sie mehr zur effizienten Nutzung von Stapelerfassung erfahren möchten, wenden Sie sich an uns.

February 13, 2018