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Dezember 2018 | von Art Sarno

Den berühmten Spruch „Mind the Gap“ (Vorsicht, Lücke!) kennen Sie vielleicht von der Londoner U-Bahn. Die U-Bahnen dieser Metropole halten in großem Abstand vom Bahnsteig, sodass gestresste Passagiere beim Ein- und Aussteigen Verletzungen riskieren. Früher warnten die Lokführer und Bahnhofsmitarbeiter die Reisenden noch selbst, doch seit den 1960er Jahren erledigt dies die Bandansage „Mind the Gap“. Mittlerweile hört man den Spruch so oder so ähnlich in Untergrundbahnhöfen auf der ganzen Welt.

Nun sind Bahnsteiglücken weniger unser Problem, dafür aber die Lücken in Prozessen der automatischen Verarbeitung von Dokumenten und Finanztransaktionen.

Vorsicht, Lücken bei der Automatisierung von Finanzprozessen!

In einem typischen Digitalisierungsfall, beispielsweise bei der Automatisierung von durchgängigen Finanzprozessen (von Procure-to-Pay über Order-to-Cash zu Record-to-Report) lassen sich ca. 50 bis 90 Prozent der Prozesse mithilfe von Erfassungs- und Workflowlösungen automatisieren.

Allerdings zeigen sich weiterhin Lücken in automatisierten Prozessen, die systemübergreifende Aktivitäten und Aufgaben erfordern, z. B. das (erneute) Eingeben von Informationen in Anwendungen, die Anmeldung an Lieferantenportalen zur Beschaffung von Informationen und die manuelle Aktualisierung von Finanzdaten oder ERP-Anwendungen aus Excel-Tabellen.

Bei der Analyse von durchgängigen Finanzprozessen werden Sie wahrscheinlich Lücken erkennen, die Abhilfe erfordern – egal, wie hoch der Automatisierungsgrad bei Ihnen ist.

Hier kann Robotic Process Automation (RPA) helfen, eine intelligente digitale Workforce, die manuelle Routineaufgaben wie das Kopieren/Einfügen, Erfassen, Konsolidieren und Eingeben von Daten von einer Anwendung in die nächste übernimmt und Mitarbeiter damit von diesen Routineaufgaben entlastet. Nachstehend erläutern wir die vielversprechendsten Ansätze für die Automatisierung mittels Software-Robotern.

12 innovative Wege, mit RPA Lücken zu schließen

Lücken bei der Automatisierung von Procure-to-Pay-Prozessen

Lieferantenaufnahme: Viele Unternehmen arbeiten zwar mit Rechnungsportalen, die den Ein- und Ausgang elektronischer Rechnungen rationalisieren, aber die Aufnahme neuer Lieferanten erfolgt oft noch immer manuell. Überprüfen Sie neue Lieferanten mithilfe eines Software-Roboters, der Ihnen einen umfassenden Bericht zu Bonität, Steuerdaten usw. liefert.

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Portalanfragen: Organisationen Unternehmen nutzen oft schlecht integrierte Portale für die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Mit einem Software-Roboter lassen sich alle Portale verknüpfen und automatisch Informationen erfassen oder buchen – entweder zu festgelegten Zeiten oder im Rahmen eines definierten Workflows. Somit ist kein Mitarbeiter mehr gezwungen, sich anzumelden, Daten hin und her zu kopieren und sich wieder abzumelden.

Preisvergleiche: Wenn Sie ein bestimmtes Produkt mit variierenden Preisen von mehreren Lieferanten beziehen, kann ein Software-Roboter die aktuellen und besten Preise automatisch ermitteln. Er kann sich sogar Katalogpreise aus via Webcode beschaffen.

Marktdaten: Die regelmäßige Überprüfung von Lieferantendaten auf die Einhaltung Ihrer Schwellenwerte ist eine aufwendige manuelle Aufgabe, die oft aufgeschoben wird. Betrauen Sie einen Software-Roboter mit dieser Aufgabe; er liefert Ihnen immer rechtzeitig einen vollständigen Bericht.

Vertragsbedingungen: Bei manchen Rechnungen müssen die Vertragsdaten von Lieferanten überprüft werden, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu sicherzustellen. In einigen Unternehmen geschieht dies bereits automatisch, bei anderen heißt es noch: Vorsicht, Lücke!

Lücken bei der Automatisierung von Quote-to-Cash-Prozessen

Preisvergleiche bei Lieferanten: Bei der Erstellung eines Angebots für Kunden nimmt der manuelle Vergleich von Lieferantenpreisen oft viel Zeit in Anspruch. Lassen Sie sich diese Daten von einem Software-Roboter bereitstellen.

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Ausnahmen bei der Auftragsverarbeitung: Kundenaufträge sind oft mit Bedingungen verknüpft, wie einem Angebotspreis, der mehrere Tage verbindlich gilt. Ein Software-Roboter kann automatisch eine Preisprüfung durchführen und den aktuellen Preis mit dem Kundenauftrag abgleichen.

Lieferscheinabgleich: Lieferscheine werden oft mit Bestellungen abgeglichen, um eine Lieferung auf Vollständigkeit zu prüfen. Ein Software-Roboter kann alle Bestellungen prüfen und vollständige Lieferungen automatisch abzeichnen. Mitarbeiter werden nur bei Abweichungen benachrichtigt.

Neukundenaufnahme und Stammdatenpflege: Ähnlich wie bei Lieferanten im Procure-to-Pay-Prozess müssen neue Kunden überprüft und im System angelegt werden. Zudem sind ihre Daten regelmäßig zu validieren und zu aktualisieren.

Lücken bei der Automatisierung von Record-to-Report-Prozessen

Unterstützung von Finanzabschlüssen: Finanzabschlüsse und -berichte umfassen sämtliche Buchhaltungsaufgaben und -prozesse – vom Schließen von Nebenbüchern über die Erstellung und Übermittlung von Finanzunterlagen an Regulierungsbehörden. An diesen Prozessen sind viele Systeme, Abteilungen und Mitarbeiter beteiligt. Für diesen Prozess müssen Daten aus Quellen wie Excel in den Nebenbüchern verbucht werden – ein mühsames Unterfangen, das mit RPA der Vergangenheit angehört.automatisiert erledigt werden kann.

In dieser dreiminütigen Demo sehen Sie, wie Software-Roboter Daten zwischen einer Excel-Tabelle und SAP kopieren, einfügen und validieren – und zwar automatisch.

Datenextraktion für den Buchhaltungsabschluss: Überall im Unternehmen erfassen Abteilungen und Geschäftsbereiche Transaktionen in Büchern, die konsolidiert und abgeglichen werden müssen. Ein Software-Roboter kann Transaktionen erfassen und konsolidieren und mit Ihrem ERP-System abgleichen.

Datenverwaltung: Die Zusammenstellung von Daten zur finanziellen und betrieblichen Performance ist eine geschäftskritische Aufgabe, aber die zeitnahe Erfassung, Verarbeitung und Bereitstellung ergänzender Informationen artet oft in Hektik aus. Ein Software-Roboter nimmt Mitarbeitern den Stress der Datenerfassung ab und bietet Führungskräften sogar wichtige Einblicke in das Geschäft.

Welche Finanzprozesse könnte RPA bei Ihnen automatisierenmöchten Sie mittels RPA automatisieren?

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