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Daniel Schmidt, Senior Product Marketing Manager, Kofax, am 9. Juli 2018

Business Process Management (BPM) oder Robotic Process Automation (RPA) – wofür sollten Sie sich entscheiden? Die richtige Wahl hängt davon ab, wofür Sie es benötigen und überraschenderweise ist die richtige Antwort oft „sowohl als auch“.

Viele unserer Kunden, die eine RPA- oder BPM-Lösung implementiert haben, erkannten danach, dass es nützlich wäre, beides zu kombinieren. Warum? Wie? Hier einige Einsichten aufgrund der Erfahrungen unserer Kunden.

BPM und RPA: Gleich und doch nicht gleich

Diese beiden Technologien haben das gleiche Ziel: Geschäftsprozesse zu optimieren und die Produktivität und Effizienz zu steigern, um eine großartige Kundenerfahrung bieten zu können. Doch die Art und Weise, wie sie dieses Ziel erreichen, ist, was sie unterscheidet und zugleich höchst kompatibel macht.

BPM ermöglicht eine vollständige Prozessautomatisierung, die End-to-End-Prozesse umgestaltet und digitalisiert. Ein komplexer Prozess wie die Vergabe von Hypothekendarlehen oder die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen würde in der Ausführung sofort schneller, rationeller und einfacher für Mitarbeiter und Kunden werden.

Ältere Systeme müssen noch gewartet werden als Teil des Prozesses, da sie die wichtigen „Systems of Record“ sind – und die Mitarbeiter müssen oft nach wie vor auf diese Systeme manuell zugreifen, um Geschäftsdaten abzurufen oder einzugeben. Eine arbeitsintensive und mühsame Aufgabe!

Hier kommt RPA ins Spiel. Im Wesentlichen schließt RPA die Lücke zwischen einem weitgehend automatisierten und digitalisierten Geschäftsprozess und den manuellen Aufgaben, die unweigerlich erledigt werden müssen, um die „Systems of Record“ auf dem aktuellen Stand zu halten.

Wir nennen das manuelle Kopieren und Neuformatieren von Daten zwischen vorhandenen Systemen „Swivel Chair Automation“ (wörtlich „Drehstuhl-Automatisierung“). Es ist manuelle Arbeit außerhalb des BPM-Prozesses und ein hochwertiger Anwendungsfall für die Automatisierung.

Auch hier, bei einem komplexen Prozess wie der Vergabe einer Hypothek oder Versicherungsansprüchen, der weitgehend automatisiert ist, ist einfach zu erkennen, wie Software-Roboter die Lücke schließen können. Sie können zum Beispiel die Identität eines Kunden anhand verschiedener Web- und interner Quellen überprüfen und einem Mitarbeiter das Ergebnis liefern. Oder ein Roboter kann, wenn ein Prozess abgeschlossen ist, die Daten mit einem „System of Record“ abgleichen.

Zwei Arten von Robotern, die mit BPM arbeiten

Software Roboter lassen sich grob in zwei Kategorien aufteilen, in denen sie diese Lücken füllen und manuelle Aufgaben automatisieren. Die erste Kategorie heißt „bedienerlose RPA“, in der Roboter sich wiederholende Aufgaben ohne menschlichen Eingriff einfach automatisieren. Ein Roboter könnte sich zum Beispiel bei verschiedenen Webportalen anmelden und Rechnungsinformationen abrufen, um sie einem ERP-System zur Zahlung bereitzustellen.

Die zweite Kategorie ist „user-interagierende RPA“. Roboter automatisieren manchmal nur einen Teil einer Aufgabe und der Mitarbeiter bleibt beteiligt. Ein Mensch könnte zum Beispiel entscheiden, wann der Roboter eine Aufgabe ausführen soll (z. B. Kundeninformationen von einem „System of Record“ zur Auswertung durch den Mitarbeiter abrufen) oder für welchen Kunden. Kofax RPA macht beides.

RPA und BPM: Wertvoller zusammen

Automatisieren Sie doch alles mit RPA. BPM-Lösungen der Enterprise-Klasse haben eine Fülle von Funktionen, über die RPA nicht verfügt, die jedoch viele Prozessautomatisierungsinitiativen benötigen, z. B. Workflow-Engines ohne Programmierung, Kapazitäts- und Arbeitswarteschlangen-/Auslastungs-Management, Event-Management, einfach einzurichtende Geschäftsregeln, Collaboration-Tools und mehr.

Wenn ein Software-Roboter mit seiner Arbeit fertig ist, gibt er die Ergebnisse zurück an die BPM-Plattform, um die volle Kontrolle über den gesamten Prozess zu gewährleisten. Die Mitarbeiter können die Informationen problemlos überprüfen und ihre Arbeit abschließen. Aber sich wiederholende, manuelle Aufgaben zum Sammeln von Informationen werden beseitigt – so können sich die Mitarbeiter auf wichtigere Arbeiten konzentrieren, bei denen ihre Kenntnisse benötigt werden. Und da BPM und RPA Prozesse stets auf die gleiche Weise ausführen und es einen vollständigen Prüfpfad gibt, können die Mitarbeiter die Prozesse überprüfen und optimieren und die Risiken verringern.

Mit RPA und BPM zusammen können Sie gewährleisten, dass Ihr Prozess von Anfang bis Ende hoch automatisiert und gut verwaltet ist. Kofax BPM ist bereits mit Kofax RPA integriert, sodass wir es Ihnen besonders einfach machen, falls Sie beide benötigen.

Intelligente Automatisierung erfordert oft eine Kombination von RPA und BPM. Ob es sich bei Ihrer Herausforderung um eine Aufgabenautomatisierung, eine Prozessautomatisierung oder Dokumentenautomatisierung handelt, RPA und BPM sind möglicherweise die intelligenteste Lösung.

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July 09, 2018