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Pressemitteilung

AIIM Report: Mit Intelligent Information Management RPA-Projekte optimieren

Freiburg, 15. Juli 2019 +++ AIIM, eine Non-Profit-Organisation, die sich mit Bildung, Marktforschung und Zertifizierung für Informationsexperten beschäftigt, hat in Zusammenarbeit mit Kofax eine Studie zum Thema Robotic Process Automation (RPA) veröffentlicht. Kofax ist führender Anbieter von Intelligent Automation-Software für die Automatisierung und Digitalisierung von End-to-End-Geschäftsprozessen. Die Umfrage „Intelligent Information Management zur Verbesserung Ihrer RPA-Projekte“ hat AIIM im Oktober 2018 unter knapp 230 Teilnehmern aus dem IT- und Hightech-Bereich durchgeführt. Das Eingangskriterium: Sie mussten zumindest schon von RPA gehört haben oder sich oberflächlich damit auskennen. Nur wenige Technologien im IT-Bereich wecken derzeit so viel Interesse wie RPA. Prozesse ständig zu optimieren und zu automatisieren, steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Deshalb setzen sich derzeit einige Firmen mit RPA auseinander oder erstellen einen entsprechenden Proof of Concept. Sie wissen um die Vorteile dieser Technologie, wie etwa eine signifikante Steigerung der Produktivität oder eine verbesserte Compliance. Dennoch haben bisher nur etwa drei Prozent der Unternehmen RPA auf einem Niveau von 50 oder mehr Robotern skaliert.

Papierintensive, manuelle Prozesse automatisieren

Workflow- und BPM-Technologien gibt es bereits seit mehr als zehn Jahren. Nichtsdestotrotz haben viele Unternehmen immer noch mit zeitintensiven, manuellen Prozessen zu kämpfen. Das liegt daran, dass herkömmliche BPM-Systeme eine Reihe von Problemen sehr gut lösen können – da sie geschäftskritische, dokumentenintensive Prozesse mit großen Volumina automatisieren. Prozesse vollständig zu automatisieren, ist dabei eher die Ausnahme als die Regel. Rund zwei Drittel der Befragten gaben an, dass in ihrem Unternehmen weniger als 50 Prozent der Kernprozesse automatisiert sind. Besonders herausfordernd seien Bereiche wie Vertragswesen, Personalwesen, Case Management sowie Forschung und Entwicklung. Mit RPA-Technologie wollen die Befragten die Fehlerquote reduzieren, die Datenqualität verbessern und den Kundenservice optimieren.

Einsatzmöglichkeiten von RPA

RPA ändert weder die bestehenden Systeme noch die Infrastruktur. Technisch gesehen setzt ein RPA-Tool auf der vorhandenen IT eines Unternehmens auf. Es automatisiert einfache Tätigkeiten und arbeitet dafür mit jenen Lösungen, die bereits vorhanden sind – etwa mit DMS-, ERP- oder CRM-Systemen. 90 Prozent der Unternehmen, die die RPA-Technologie bereits kennen, planen, RPA zu implementieren oder nutzen es bereits. Im Durchschnitt gibt es in Unternehmen, die RPA aktiv einsetzen, 50 Roboter. Die meisten Unternehmen nutzen die Kapazität einer Roboterlizenz zu etwa 30 Prozent, sie bleibt also 70 Prozent des Tages ungenutzt.

RPA-Funktionalität erweitern und Automatisierungspotenzial nutzen

Dass Unternehmen dieses Potenzial nicht voll ausschöpfen, liegt möglicherweise daran, dass RPA-Technologie erstklassige Arbeit bei Tätigkeiten leistet, die auf einer einfachen, kurzen Abfolge sowie strukturierten Informationen und Daten basieren. Sobald teilweise strukturierte Dokumente (etwa Rechnungen), unstrukturierte Dokumente (wie Verträge) oder informelle Kommunikation (zum Beispiel E-Mails oder Texte) ins Spiel kommen, sollten Unternehmen ihre RPA-Lösung um Intelligent Information Management (IIM)-Technologien ergänzen. Ohne die funktionale Erweiterung von IIM tun sich RPA-Systeme schwer, da in jedem zentralen Backend-Geschäftsprozess unstrukturierte und teilweise strukturierte Daten ein erhebliches Hindernis für eine vollständige Automatisierung darstellen. Fast 50 Prozent der Teilnehmer erklären, dass mehr als 70 Prozent der Informationen in ihrem Unternehmen unstrukturiert seien. Innerhalb der nächsten zwei Jahre erwarten die Befragten ein massives Datenwachstum von rund 35 Prozent. Mittels IIM können Unternehmen eigehende Daten in strukturierte Informationen umwandeln, was für die Optimierung von RPA unerlässlich ist.

IIM verbessert RPA-Projekte

AIIM hält es für erforderlich, dass Unternehmen eine umfassende Plattform einsetzen, damit Unternehmen ihre digitalen Transformationsziele erreichen: eine verbesserte Kundenerfahrung, mehr geschäftliche Flexibilität, Operational Excellence sowie eine automatisierte Sicherstellung der Compliance. Dafür benötigen Unternehmen einen flexiblen, modularen Ansatz, der Content und Informationen nutzt – wo und wann immer dies erforderlich ist. Sie müssen Verarbeitungstools einsetzen, die so einfach bedienbar wie eine App sind, jedoch in einem Rahmen, der es Unternehmen ermöglicht, stets die Kontrolle zu behalten sowie automatisierende Tools, um Informationen aller Art verarbeiten zu können.

Die vollständige Studie steht unter https://www.kofax.de/informieren/eBooks/eb_aiim-rpa-emerging-technologies_de zum kostenlosen Download bereit.

Über AIIM

Seit der Gründung im Jahr 1943 vertritt AIIM die Einstellung, dass Informationen die wichtigste Ressource sind. Deshalb möchte die Non-Profit-Organisation Unternehmen dabei helfen, ihre Verwaltung zu optimieren. Sicherlich hat sich die Technologie seit der Gründung sehr verändert – und mit ihr auch die Vielfalt der Informationen, die Unternehmen verwalten. Dennoch ist ein Grundsatz ist konstant geblieben: AIIM hat sich stets auf die Schnittstelle zwischen Menschen, Prozessen und Informationen konzentriert. AIIM hilft Unternehmen dabei, Informationen zu nutzen. AIIM arbeitet mit unabhängigen Forschungs-, Bildungs- und Zertifizierungsprogrammen für Informationsexperten. Interessierte können AIIM auf der Website unter www.aiim.org für weitere Informationen besuchen.

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Über Kofax

Kofax ist ein führender Anbieter von Software und Lösungen für die Automatisierung und digitale Transformation personal- und informationsintensiver Prozesse in Front- und Backoffice. Diese können die Kundenbindung erheblich verbessern sowie die Betriebskosten deutlich senken. Compliance-Risiken werden reduziert und die Wettbewerbsfähigkeit, das Wachstum und die Rentabilität werden gesteigert. Das gesamte Lösungsporfolio kann sowohl in der Cloud als auch vor Ort bereitgestellt werden und umfasst Robotic Process Automation, Business Process Management, Multichannel-Erfassung und weitere wichtige Funktionen. Unsere Lösungen haben sich bereits bei mehr als 20.000 Kunden rasch bezahlt gemacht, darunter Finanzdienstleister, Versicherungen, Behörden, Gesundheitseinrichtungen, Supply-Chain-Unternehmen, BPO-Anbieter u. a. m. Kofax-Software und -Lösungen erhalten Sie in über 60 Ländern in Nord- und Südamerika, in Europa, Naher Osten, Afrika und im asiatisch-pazifischen Raum durch unsere Direktvertriebs- und Serviceorganisation sowie über mehr als 650 indirekte Channel-Partner. Weitere Informationen finden Sie unter kofax.de.

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