Inhaltsbezogenes Drucken und Erfassen: ControlSuite bietet erweiterte Intelligent-Automation-Funktionen

March 31, 2020 | By Anthony Vigliotti

Denken Sie an all die Dokumente, mit denen Sie an einem einzigen Tag physisch oder digital in Kontakt kommen. Die Arbeit Ihres Unternehmens basiert auf den Informationen in diesen Dokumenten. Aber wie können Sie diese Daten verwalten und schützen?

Die inhaltsbezogene Druck- und Erfassungstechnologie schützt die Daten in Ihren Dokumenten vor versehentlicher oder vorsätzlicher Gefährdung. Im Gegensatz zu herkömmlichem Druckmanagement liefert das inhaltsbezogene Drucken und Erfassen Kontext zu gedruckten Dokumenten über absolute Basisinformationen – wer, wo, wann – hinaus. Es erkennt unangemessenes Drucken von Informationen, ermöglicht eine automatische Schwärzung von Schlüsselwörtern oder Mustern und stoppt proaktiv das Drucken oder Weiterleiten von Aufträgen, sollte ein Dokument vertrauliche Informationen enthalten. Abschließend liefert es Berichte zur Verbesserung des Auditings. Sensible Dokumente werden zur Unterstützung der Einhaltung von Richtlinien und behördlichen Prüfungen automatisch archiviert.

Vor einem Jahr stellten wir die inhaltsbezogene Druck- und Erfassungstechnologie von Kofax ControlSuite™ vor. ControlSuite verwaltet, sichert und regelt aktiv nahezu jeden Aspekt der Verteilung von Dokumenteninformationen per Druck, Scan, Weiterleitung und Speicherung im gesamten Unternehmen und deckt dabei jede beliebige Kombination hybrider Systeme, Technologien und Geräte ab, einschließlich MFPs, PCs, Mobilgeräten, E-Mail und Interneterfassung.

Die neueste Version von ControlSuite bietet nun auch die Integration in Kofax TotalAgility™ und damit umfassende kognitive Erfassung, Digitalisierung und Automatisierungsfunktionen für Unternehmen. Bei den meisten betrieblichen Abläufen werden erhebliche Mengen Dokumente gedruckt, die häufig vertrauliche Unternehmens- oder geschützte Kundendaten enthalten. Nicht überwachte Druckaufträge oder das Fehlen einer sicheren Druckverwaltung können zur Offenlegung von Daten und Verletzung gesetzlicher Bestimmungen führen. Die Kombination aus ControlSuite und Kofax TotalAgility bietet das ganze Spektrum von Multichannel-Erfassung und KI-basierten Geschäftsprozess-Workflows. Sie erhöht die Sicherheit Ihrer Dokumente, senkt Ihre Betriebskosten, verkürzt die Durchlaufzeiten, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und automatisiert Ihre Geschäftsprozesse durchgängig.

Wie werden ControlSuite und TotalAgility gemeinsam genutzt?

  • Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Informationen aus erfassten Dokumenten werden extrahiert, gebucht und genehmigt und die Daten für die Zahlung direkt an Ihr ERP-System gesendet.
  • Digitale Poststelle: Alle Dokumente werden an einer einzigen Stelle empfangen, automatisch klassifiziert, extrahiert und interpretiert und zur Verarbeitung und Speicherung an die entsprechende Abteilung weitergeleitet.
  • Rationalisierte Antragsverarbeitung: Stellenbewerbungs- und Kreditanträge werden erfasst, wichtige Daten werden automatisch extrahiert, Geschäftsregeln werden auf die Daten angewendet und die Daten zur internen Genehmigung weitergeleitet.
  • Case Management: Erfasste Dokumente in einem Fall zusammenfassen und bis zum Abschluss verwalten – für Betrugsuntersuchungen, Versicherungsfälle, medizinische Behandlung, Rechtsfragen, Kundenservice und andere unvorhersehbare Vorgänge.

Die neueste Version bietet außerdem Disaster-Recovery-Funktionen und Multi-Thread-OCR-Systeme in einem einzigen Produkt, was für bestimmte Bereiche, wie die öffentliche Verwaltung oder das Gesundheitswesen, besonders interessant ist. Es bietet einen äußerst sicheren und zuverlässigen Druck- und Erfassungs-Workflow für Organisationen, die auf maximale Systemverfügbarkeit sowie eine unterbrechungsfreie, skalierbare Dokumentenverarbeitung mit flexiblem Durchsatz angewiesen sind.

Hier erfahren Sie mehr über Kofax ControlSuite.

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