Wie Automatisierung für eine neue strategische Denkweise in der Kreditorenbuchhaltung sorgt

July 08, 2019 | By Art Sarno

Eine globale Veränderung findet statt, die die Kreditorenbuchhaltung (AP) und ihre transaktionsgesteuerte Mentalität transformiert. Statt als Transaktionssystem im Backoffice angesehen zu werden, das sich durch Rechnungen arbeitet und Lieferantenanrufe tätigt, tritt die Kreditorenbuchhaltung als strategischer Faktor in den Vordergrund des Unternehmens.

Die meisten von uns haben das kommen sehen. Schließlich hat die Kreditorenbuchhaltung enorme Auswirkungen auf etwas Wichtiges: das im Unternehmen verfügbare Bargeld.

Das Shared Services & Outsourcing Network (SSON) erforschte diese Veränderung im Denken in seinem jüngsten Whitepaper, in dem es den australischen und neuseeländischen Markt analysiert. Es untersuchte führende Trends und die zentrale Rolle, die Technologie bei der Unterstützung der AP-Fähigkeit zur Optimierung des Cashflows spielt.

Die neue strategische Denkweise in der Kreditorenbuchhaltung setzt auf die Nutzung neuer Fähigkeiten innerhalb von AP-Teams, eine engere Zusammenarbeit mit der Beschaffung, Kommunikation im gesamten Unternehmen und vor allem den Einsatz von Technologie zur Automatisierung.

Aber wie genau eröffnet die Lösung zur durchgängigen Automatisierung neue Möglichkeiten für AP?

Bereitstellung von Erkenntnissen durch Analysen

Kognitive Erfassung und bewährte Workflows in einer Lösung zur AP-Automatisierung kann AP-Teams von transaktionalen Tätigkeiten entlasten und ihnen ermöglichen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Aber sie benötigen zur Verbesserung der Entscheidungsfindung nicht nur Berichte, sondern echte Einblicke. Hier können Analysefunktionen Mehrwert schaffen: Sie stellen die entsprechenden Verbindungen her, um präzise und sofort nützliche Informationen in Echtzeit zu liefern und so zur effektiven Verwaltung des Umlaufvermögens beizutragen.

Mit den richtigen Daten beginnen

Damit die Automatisierung wirklich die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung steigern kann, müssen die Daten richtig und vollständig sein. Die richtige AP-Automatisierungslösung optimiert die Datenextraktion aus Rechnungen, unabhängig von der Komplexität oder dem Eingangsweg der Rechnung ins Unternehmen. Der SSON-Untersuchung zufolge verfügen nur 24 % der Befragten über eine vollautomatische Lösung zur Rechnungsverarbeitung, einschließlich OCR (optische Zeichenerkennung). Aber diese AP-Teams wissen, dass eine möglichst umfassende Informationserfassung und Vorabvalidierung die Rechnungsverarbeitungskosten senkt und gewährleistet, dass die für Analysen und Erkenntnisse erforderlichen Daten zukünftig zur Verfügung stehen.

Automatisierungslücken schließen

Robotic Process Automation (RPA) wurde schnell zu einer Lösung zum Füllen manueller Lücken zwischen den Prozessschritten und den Systemen. In Kombination mit einer Lösung zur AP-Automatisierung ist RPA eine kostengünstige Option zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse, Eliminierung von Dateneingabefehlern und Kürzung der Verarbeitungszeit.

Vereinfachung der Interaktionen mit Lieferanten, Kunden und Partnern

In seinem Whitepaper berichtet SSON, dass nur 3 % der Lieferantenanfragen über ein Online-Portal laufen. Bei einer so geringen Anzahl verzichten die antwortenden Unternehmen auf enormen Mehrwert. Heutzutage erwarten die Kunden (und ebenso die Lieferanten, Partner und internen Kunden) Interaktionen mit Unternehmen als komfortable digitale Erfahrung. Integrierte Self-Service-Portale für Lieferanten bieten Transparenz und Bequemlichkeit, die deutlich zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen beitragen.

Die neue Denkweise in der Kreditorenbuchhaltung: Cashflow ist am wichtigsten

Es überrascht nicht, dass SSON zufolge Rechnungsautomatisierung und -Workflows für Procure-to-Pay in den nächsten 12 Monaten zu den drei Vorhaben mit höchster Priorität gehören. Wie wir diesem Whitepaper entnehmen und von Kunden erfahren, die diesen Transformationsweg eingeschlagen haben, besteht das Ergebnis in mehr Transparenz, Automatisierung und Geschwindigkeit. Dies hilft der Kreditorenbuchhaltung, ihren Fokus auf wertschöpfende Aktivitäten zu verschieben, wie beispielsweise die Verwaltung des Cashflows und die Steigerung der betrieblichen Effizienz.

 

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