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Blog

Eine Pandemie bietet Anlass, das Konzept „Poststelle“ zu überdenken

Not macht erfinderisch, sagt man, und dasselbe trifft wohl auch auf eine Pandemie zu.

Unternehmen sind aktuell gezwungen, ihre betrieblichen Abläufe in vielen Aspekten zu überdenken. Darunter fällt auch die klassische Poststelle. Nun ist schon ein ganzes Jahr vergangen, seitdem sich Mitarbeiter vor Ort regelmäßig um den Eingang von Postsendungen kümmern konnten. Stattdessen sind sie im Homeoffice, oder mal hier, mal da, und digitale Dokumente sind dadurch schnell vom angenehmen Extra zum Muss geworden.

Es ist doch so: Jeden Tag tauschen wir uns mit Kunden, Lieferanten und Kollegen aus, wobei wir die unterschiedlichsten Kanäle und Formate nutzen. Auf dem Schreibtisch sammeln sich dann schnell Stapel von Post und Faxen an und der Posteingang quillt über vor E-Mails. Der richtige Umgang mit großen Mengen eingehender Dokumente ist aber unerlässlich, um betriebliche Effizienz sowie einen hochwertigen Kunden- und Lieferantenservice zu gewährleisten – auch bei einer verteilten Belegschaft.

Noch komplizierter wird es durch die Tatsache, dass die meisten eingehenden Mitteilungen geschäftliche Transaktionen betreffen. Anders gesagt, eingehende Informationen sind ein unverzichtbarer Bestandteil der unterschiedlichsten Geschäftsprozesse. Doch für einen reibungslosen Prozessablauf reicht es nicht, Dokumente zu digitalisieren, sie müssen auch die richtige Person zur richtigen Zeit erreichen. Das heißt, dass die Schriftstücke nach Typ kategorisiert und wesentliche Daten extrahiert sowie im richtigen Format rechtzeitig dem richtigen Geschäftsprozess zugeführt werden müssen.

Das Sortieren und Extrahieren kann manuell erfolgen – tatsächlich ist das in vielen Unternehmen noch gang und gäbe –, doch effizient ist das nicht. Stattdessen ist diese Vorgehensweise zeitraubend und äußerst fehleranfällig. Zu den Arten von Dokumenten, die jeden Tag zuhauf eingehen, zählen Bestellungen, Verträge, Krankenscheine, Rechnungen, Mitteilungen von Kunden und Spesenabrechnungen, um nur einige zu nennen. Kein Wunder, dass Unternehmen beim dem Versuch, all dies manuell zu bewältigen, schnell ins Hintertreffen geraten können.

Wie können Unternehmen das Poststellendilemma effektiver angehen? Die Lösung ist eine digitale Poststelle zur automatischen Erfassung, Extraktion, Klassifikation und Validierung eingehender Informationen. Unternehmen, die sich jetzt für eine „moderne Poststelle“ entscheiden, werden vielfach davon profitieren. Das tun Unternehmen, die die Umstellung schon vollzogen haben, bereits nachweislich.

5 Vorteile einer digitalen Poststelle

  1. Geringere Kosten: Die manuelle Bearbeitung ist zeitaufwendig und teuer. Automatisierung hingegen senkt Betriebskosten. Intelligente Automatisierung erlaubt es Ihnen sogar, mit dem zentral gesteuerten Poststellenbetrieb das gesamte Unternehmen abzudecken und somit umsatzsteigernder zu agieren.
  2. Schnelligkeit: Kunden und Lieferanten erwarten unmittelbare Antworten. Ihnen ist es egal, wie viele Dokumente Sie zunächst sichten müssen. Automatisierung wandelt eingehende unstrukturierte Inhalte in geschäftlich nutzbare Daten um und beschleunigt die Dokumentenbearbeitung erheblich. Ausnahmen lassen sich binnen Minuten anstatt Tagen handhaben.
  3. Mehr Sicherheit und geringeres Risiko: Eines ist klar: Papierdokumente bergen Risiken. Sie sind schnell verlegt oder können in falsche Hände geraten. In einer digitalen Poststelle werden hochwertige digitale Abbilder von eingehenden Dokumenten erstellt, was deren Sicherheit erhöht. Zudem lassen sich Geschäftsregeln anwenden, wodurch sichergestellt wird, dass das Unternehmen relevante Branchenvorschriften einhält.
  4. Präzision und ein besseres Kundenerlebnis: Selbst der aufmerksamste Mitarbeiter macht beim Bearbeiten von Dokumenten und Eingeben von Daten Fehler. Mit Automatisierung gehören Fehler bei der Extraktion und Validierung der Vergangenheit an. Kunden (und Lieferanten) werden die Schnelligkeit, mit der Sie auf ihre Probleme und Fragen reagieren, zu schätzen wissen. Und präzisere Antworten begünstigen das Erlebnis gleich noch mehr. Zudem können Unternehmen ein stärker personalisiertes Erlebnis bieten und Kunden über deren bevorzugte Kanäle ansprechen.
  5. Bessere Einblicke und verwertbare Erkenntnisse: Nach ihrer Extraktion, Klassifikation und Validierung werden eingehende Informationen in strukturierte Daten zur Unterfütterung Ihrer Unternehmenssysteme umgewandelt. Über die gesamte Customer Journey hinweg können Sie sehen, wie gut die Geschäftsprozesse greifen, und mit praktisch umsetzbaren Daten diese Prozesse im Laufe der Zeit verbessern.

Innovative Unternehmen lassen Ablagefächer und Rohrpost hinter sich, weil sie sich der intelligenten Automatisierung zuwenden. Im nächsten Artikel dieser Reihe können Sie nachlesen, worauf Sie bei einer Lösung für digitale Poststellen achten sollten und welche Erfolgsgeschichten andere Unternehmen vorweisen können.

Möchten Sie mehr erfahren? Finden Sie heraus, wie Sie das Beste aus Ihrer Initiative für eine digitale Poststelle herausholen können – mit einer branchenführenden Lösung von Kofax. Sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam herausfinden können, wie Sie heute schon zukunftsgerichtet arbeiten (und Post sortieren) können.