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Blog

Was macht eine erfolgreiche digitale Poststelle aus?

In unserem vorhergehenden Blogartikel zu digitalen Poststellen ging es um die fünf Vorteile einer solchen Lösung. Wir erläuterten, wie Ihr Unternehmen von der Automatisierung der Erfassung, Extraktion, Klassifikation und Validierung eingehender Informationen profitieren kann. Hierfür ist allerdings eine digitale Poststelle gefragt, die über leistungsstarke und innovative Funktionen für die intelligente Automatisierung verfügt.

Welche Automatisierungstechnologien machen aber aus Ihrer langsamen, manuell verwalteten Poststelle einen schnellen, intelligenten Wertschöpfungsfaktor? Darum geht es in diesem Blogartikel. Des Weiteren berichten wir von einigen Kofax-Kunden, deren Vorgehen beweist, welche Vorzüge die Digitalisierung haben kann.

Blick hinter die Kulissen: Intelligent-Automation-Technologie

Automatisierungssoftware für digitale Poststellen basiert auf Intelligent-Automation-Technologie, genauer gesagt Document Intelligence, vernetzten Systemen, Prozessorchestrierung und Robotic Process Orchestration (RPA).

Eine moderne Poststelle kann, wenn ein Laienentwickler involviert ist, Post automatisch und sicher an bestimmte Mitarbeiter weiterleiten, Rücksendungen effektiver verwalten und den Geschäftsbereichen Transaktionsdaten bereitstellen.

Plattformen mit minimalem Programmieraufwand verschaffen Laienentwicklern mehr Kompetenzen – sie können sich selbst einer Lösung annähern und müssen nicht auf die Hilfe von IT-Entwicklern warten – und stellen eine vollständig einheitliche Plattform zur Orchestrierung sämtlicher Prozesse dar. Das steht im krassen Gegensatz zum Stop-and-Go, das Unternehmen vollführen müssen, wenn sie zusätzliche Funktionen anderer Anbieter erwerben, um Papier- oder digitale Dokumente zu normalisieren, damit sie im weiteren Verlauf der Prozesskette nutzbar sind.

Document Intelligence umfasst kognitive Erfassung und künstliche Intelligenz (KI) zur Umwandlung unstrukturierter Daten in einen strukturierten digitalen Datenbestand. Eingebettete KI, zum Beispiel in Form von NLP (Verarbeitung natürlicher Sprache), maschinellem Lernen, mobiler Erfassung und programmierarmen Entwicklungsfunktionen, verschlankt die Dokumentenverarbeitung sowohl im Front- als auch im Backoffice. Document Intelligence (und Digitalisierung) ist der Motor jeder unternehmensweiten digitalen Poststelle: von Kreditanträgen über die Auftragsbearbeitung bis zum Vertragsmanagement.

Mehr noch: Daten aus eingehender Post müssen oft in mehrere Unternehmensanwendungen übernommen werden. Eine Lösung, die sich in vorhandene Anwendungen, Software und Datenbanken integrieren lässt, ermöglicht die sichere Datennutzung und schnellere Automatisierung. Funktionen praktisch ohne Programmieraufwand und vorgefertigte Konnektoren ermöglichen es Laienentwicklern, auf den Automatisierungsprozess einzuwirken. So lassen sich Initiativen beschleunigen und die Effizienz optimieren.

Prozessorchestrierung bedeutet Workflow-Transformation. Unternehmen können die Belegschaftskapazität ausweiten, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Von manuellen Aufgaben befreite Mitarbeiter können sich somit auf wertschöpfende Tätigkeiten und ein besseres Kundenerlebnis konzentrieren. Die gesamte Kundenerfahrung wird einfacher und ergebnisorientierter.

RPA automatisiert manuelle, zeitaufwendige Aufgaben und rationalisiert Workflows und Systemintegrationen. Unternehmen profitieren von einer Lösung, die Abläufe im Unternehmen von Anfang bis Ende automatisiert.

Greifbare Ergebnisse: zwei Spitzenbeispiele für die digitale Poststelle

Kelag, ein Energiedienstleister, erhält sehr viel Post, darunter 60.000 Rechnungen pro Jahr. Ein Großteil davon kommt in Papierform an, wodurch die bisherige Poststelle des Unternehmens zweimal am Tag ausliefern musste. Durch dieses langsame und teure Vorgehen wurde der Wechsel zur digitalen Poststelle von Kofax attraktiv. Mittlerweile werden Dokumente sofort bei Eingang eingescannt und weitergeleitet, so kommen sie Stunden eher an als früher. Früher dauerte es zwei Tage, Post von den Niederlassungen an den Hauptsitz zur Bearbeitung weiterzureichen. Jetzt ist sie sofort da. Außerdem spart das Unternehmen pro Tag 30 Minuten beim Bearbeiten von Rechnungen und Rücksendungen.

Swiss Post Solutions (SPS) ist ein Anbieter im Bereich Geschäftsprozessmanagement. Als viele Kunden dieses Unternehmens eifrig dabei waren, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren, fühlten sich kleinere Abteilungen und Betreiber von Nebenprozessen ignoriert. SPS beabsichtigte, Kunden den ersten Schritt hin zu elektronischen Dokumenten zu erleichtern. Eine Kofax-Lösung für digitale Poststellen hilft SPS-Kunden nun, bei der digitalen Transformation voranzukommen. Über ein Desktop-Portal greifen sie auf die Funktionen der digitalen Poststelle zu und machen so aus einem Postverteilzentrum einen Knotenpunkt zur Verteilung digitaler Informationen. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile, wie schnellere Bearbeitungszyklen und geringere Betriebskosten, mehr Produktivität und bessere Audit-Ergebnisse.

Unsere Lösungen für digitale Poststellen: Zustellung garantiert. Wir haben erläutert, weshalb Unternehmen zur digitalen Poststelle übergehen sollten, wie eine optimale Lösung aussieht und welche Praxiserfolge andere bereits verzeichnen. Jetzt sind Sie an der Reihe: Wenden Sie sich an uns. Erfahren Sie mehr über die Poststelle der Zukunft, damit Sie heute schon nach dem Motto „Work Like Tomorrow™“ agieren können.