Mit dem Aufkommen von Robotic Process Automation-Lösungen (RPA) erschlossen sich Unternehmen völlig neue Möglichkeiten, Daten kosteneffektiv zu erfassen und gewinnbringend einzusetzen. Dank Softwarerobotern müssen gewaltige Datenmengen heute nicht mehr ungenutzt in internen und externen Systemen vor sich hin schlummern, denn RPA erleichtert Unternehmen den Zugriff auf diese Daten sowie deren Verwaltung und Nutzung.
Im Grunde löst RPA Probleme im Zusammenhang mit datenorientierten manuellen Aufgaben und ist damit ein ideales Hilfsmittel für die Interaktion mit Websites, Geschäfts- und Desktop-Anwendungen, Datenbanken und Nutzern, wenn es um die Ausführung sich wiederholender Aufgaben geht. Kurzum, RPA übernimmt die „Handarbeit“ der elektronischen Datenverarbeitung. Mithilfe von RPA entwickeln sich Mitarbeiter von Datensammlern zu Datennutzern mit dem Fokus auf kognitiveren und strategischeren Geschäftsinitiativen, die größeren Nutzen für die Kunden haben – was sich unterm Strich positiv auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz niederschlägt.
Doch was ist mit den dokumentenbasierten Aufgaben, die mindestens ebenso zeitaufwendig und kostenintensiv sind?
In dieser Blog-Serie führen wir Sie in die neuesten Konzepte der Multichannel-Dokumentenerfassung und der intelligenten optischen Zeichenerkennung (OCR) ein. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den neuen Möglichkeiten, mit denen KI dafür sorgt, dass Ihre Dokumente und Daten für Sie arbeiten – und nicht gegen Sie.
Intelligentere Prozesse = intelligentere Geschäftsabläufe
Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbraucht jährlich 10.000 Blatt Papier und verbringt 30–40 % seiner Zeit mit der Suche nach Informationen in E-Mails und Aktenschränken. Kein Wunder, dass Unternehmen mit dokumentenintensiven Prozessen zu kämpfen haben: angesichts von Papierbergen und großen Mengen elektronischer Dokumente, mehreren separaten Kommunikationskanälen, repetitiven manuellen Verarbeitungsschritten und schwer integrierbaren Backend-Systemen. Diese Herausforderungen reduzieren die Datentransparenz und unternehmerische Flexibilität, steigern die Betriebskosten und verlängern die Reaktionszeiten bei Kundenanfragen. Hinzu kommt ein Mangel an Kontrolle und Transparenz bei jedem Schritt der Geschäftsprozesse, was die Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften erschwert.
Folglich braucht es eine Lösung, die solche dokumentenbasierten Prozesse effizienter macht, indem sie die Erfassung, Interpretation und Integration der Dokumente und der darin enthaltenen unstrukturierten Informationen automatisiert
Glücklicherweise ist genau das heute Realität, dank KI und kognitive Dokumentenautomatisierung von Kofax (Cognitive Document Automation, CDA). Mit CDA und Multichannel-Dokumentenerfassung (auch mobil) können Benutzer jedes wichtige Dokument für jeden beliebigen Prozess schnell und präzise abrufen und verarbeiten – und ja, wir meinen ohne Übertreibung jedes Dokument. Beispiele wären Neukundenanträge, Steuerformulare, Schadensmeldungen, Hypothekenanträge, Personalunterlagen, Begleitdokumente, Rechnungen, Angebote, Aufträge, Verträge, Versanddokumente – die Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen.
CDA erledigt die intelligente „Kopfarbeit“, d. h., sie versteht, worum es bei dem Dokument oder der E-Mail geht, welche Informationen enthalten sind und was damit zu tun ist. Richtig angewendet senkt CDA die Kosten der Dokumentenverarbeitung, steigert die Produktivität und Datenqualität und verbessert die Compliance. Die Vorteile potenzieren sich, wenn CDA in Kombination mit RPA eingesetzt wird: Durch die Automatisierung aller dokumenten- und datenintensiven Prozesse, die Beschleunigung von Abläufen und die Verbesserung der Kundenerfahrung erzielt Ihr Unternehmen letztlich bessere Ergebnisse.
Aufbau und Verwaltung Ihrer digitalen Workforce
RPA und CDA bieten zwar – jeweils einzeln oder im Zusammenspiel – beträchtliche Vorteile, die sich auch betreffend ROI bemerkbar machen, doch werden beide zunehmend als Komponenten einer noch weiter führenden Intelligent Automation-Plattform betrachtet. Intelligent Automation steuert mit diversen intelligenten Technologien eine leistungsfähige Belegschaft bestehend aus digitalen und menschlichen Mitarbeitern.
Mit einer einzigen, einheitlichen Intelligent Automation-Plattform können Organisationen ihre RPA- und kognitiven Erfassungstools durch andere intelligente Funktionen wie Prozessorchestrierung, erweiterte Analysen sowie mobile und Interaktionsfunktionen ergänzen. Dadurch lassen sich geschäftliche Abläufe rationalisieren und in der Folge maschinelle wie manuelle Aufgaben automatisieren sowie Ausnahmen in der Dokumenten- und Datenerfassung handhaben. So bereiten Unternehmen ihre Mitarbeiter schon heute auf die Welt von morgen vor.
Erleben Sie die Vorteile von Kofax RPA
Selbst Unternehmen, die zur Automatisierung von Prozessen ausschließlich RPA einsetzen, erzielen beträchtliche Erfolge. Die größten Verbesserungen (über 25 %) sehen Unternehmen dabei in der Mitarbeiterzufriedenheit, der Effizienz und der Kundenbindung (Forbes Insights-Bericht 2018).
Überzeugen Sie sich am besten selbst von den handfesten Vorteilen, die Kofax RPA Ihrem Unternehmen bietet.
Laden Sie sich die KOSTENLOSE TESTVERSION von Kofax RPA herunter – jetzt mit integrierter CDA.
JETZT HERUNTERLADENBLEIBEN SIE DRAN: Im zweiten Teil unserer Blog-Serie befassen wir uns näher mit den intelligenten Funktionen und Prozess-Workflows der Kombination aus RPA und CDA. Bis dahin können Sie sich schon einmal fragen: Welche Dokumente stellen in Ihrer Organisation eine Herausforderung dar?