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Was macht Cognitive Document Automation so smart?

Willkommen zu Teil 2 unserer sechsteiligen Blog-Serie, mit der wir Sie in die neuesten Konzepte der Multichannel-Dokumentenerfassung und der intelligenten optischen Zeichenerkennung (OCR) einführen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den neuen Möglichkeiten, mit denen KI dafür sorgt, dass Ihre Dokumente und Daten für Sie arbeiten – und nicht gegen Sie.

In Teil 1 ging es um RPA und ihr großes Potenzial als Lösung für die Probleme, die mit manuellen, datenorientierten Aufgaben in Unternehmen verbunden sind. Doch wie steht es mit den Dokumenten? Bisher war RPA nicht in der Lage, die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren.

Jetzt gibt es CDA. Kognitive Dokumentenautomatisierung (Cognitive Document Automation, CDA) erledigt die „Kopfarbeit“, d. h., sie versteht, um was es bei dem Dokument oder der E-Mail geht, welche Informationen enthalten sind und was damit zu tun ist. RPA und CDA arbeiten Hand in Hand, um die datenzentrierten Aufgaben und die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren, die in vielen Geschäftsprozessen vorhanden sind. CDA umfasst drei Prozessstadien, die den Geschäftsbetrieb straffen: Erfassen, Verstehen und Integrieren. Im zweiten Teil unserer Blogreihe sehen wir uns diese Stadien genauer an.

Erfassen

Zusammen können RPA- und CDA-Systeme Dokumente erfassen (CDA) und auf elektronische Daten zugreifen (RPA). Für die CDA könnten die Dokumente verschiedene Formate haben – E-Mail, Fax, Ordner, PDF- und Office-Dateien, Website-Uploads, Multifunktionsdrucker, Scanner und insbesondere Mobilgeräte.

Flexibilität ist alles: Ihre Kunden werden eher nicht die Geduld haben, sich verschiedenen Anweisungen anzupassen, Informationen erneut einzureichen oder, was am schlimmsten wäre, noch einmal von vorne zu beginnen. Deshalb sollte Ihr Dokumenteneinreichungsprozess so „smart“ sein, dass sie während desselben Prozesses zwischen den Kanälen wechseln können.

Eingebettete Dokumentenerfassungsfunktionen sind auch für Mobilanwendungen und erfassungsfähige Websites wichtig. Sie sollten auch die Echtzeiterfassung und Datenanzeige ermöglichen und den Benutzern erlauben, Fehler in den Daten zu korrigieren, bevor diese eingereicht werden.

Verstehen

Das Dokument wurde erfasst. Wie geht es jetzt weiter?
An diesem Punkt beantwortet CDA die folgenden Fragen:

  • Um was geht es in diesem Dokument oder dieser E-Mail?
  • Welche Informationen sind enthalten?
  • Was soll mit dem Dokument und den Informationen geschehen?

Damit das Dokument und die darin enthaltenen Informationen einen Sinn ergeben, muss es kognitiv umgewandelt werden – das bedeutet, es muss in den strukturierten, geschäftlich verwertbaren Inhalt übersetzt werden, den die nachgeschalteten Prozesse und Systeme (wie BPM, CRM, ECM, ERP usw.) benötigen.

Kognitive Dokumentenautomatisierung verwendet verschiedene Fähigkeiten künstlicher Intelligenz (KI), wie Verarbeitung natürlicher Sprache (NPL) und maschinelles Lernen, um jeden Dokumenttyp zu gruppieren, zu klassifizieren, zu trennen, mit optischer Zeichenerkennung zu lesen, zu extrahieren und zu interpretieren (menschliche Sprache). Maschinelles Lernen ist eine Schlüsselkomponente der CDA und erleichtert die Einstellung und Pflege von CDA-Systemen. Stellen Sie lediglich ein paar Beispiele für jeden Dokumenttyp zur Verfügung. Die CDA-Lösung weiß dann automatisch, wie sie sie klassifizieren und Daten daraus extrahieren muss – es ist nicht erforderlich, Regeln zu schreiben oder strenge Layout-Vorlagen für jeden Dokumenttyp zu erstellen. Wenn sich Dokumente mit der Zeit verändern, passt sich das maschinelle Lernen diesen Veränderungen aufwandslos an. Wenn maschinelles Lernen fehlt, sind traditionelle Dokumentenerfassungssysteme schon bald nach Beginn des Produktionsbetriebs überholt, da sich Dokumente unvermeidlich verändern und endlose manuelle Konfigurationen erforderlich sind, um damit Schritt zu halten.

CDA hat auch Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NPL), um textintensive Dokumente wie Verträge, Korrespondenz, Hypothekenpapiere und Fusionierungsunterlagen zu verstehen – Dokumente, die herkömmliche Erfassungssysteme nicht handhaben konnten. Anstatt Mitarbeiter wenig wertschöpfende Arbeiten erledigen zu lassen, wie die Suche nach Textabschnitten, um wichtige Informationen in tausenden von Dokumenten zu finden, kann NLP verwendet werden, um schnell und automatisch Schlüsseldaten wie Vertragstermine, Beträge, Parteien oder Adressen zu extrahieren – eben alles, was von Interesse ist.

Einfach gesagt verwendet CDA künstliche Intelligenz, um Dokumente automatisch zu verstehen und etwas aus ihnen zu erfahren, damit die Mitarbeiter das nicht tun müssen.

Damit CDA ein Dokument verstehen kann, sind in der Regel folgende Schritte notwendig:

  1. Maschinelles Lernen
  2. Bildoptimierung
  3. Dokumente klassifizieren
  4. Dokumente trennen
  5. Informationen extrahieren
  6. Ergebnisse bewerten
  7. Ausnahmen verwalten

Integrieren

Im letzten Schritt, nachdem die Informationen „verstanden“ wurden, integriert sich CDA in nachgeschaltete Prozesse oder Aufzeichnungssysteme, entweder über vorkonfigurierte systemspezifische Konnektoren, eine API oder standardisierte Konnektoren. Falls es diese Konnektoren nicht gibt, kann CDA auch RPA-Roboter zur Integration nutzen. In diesem Fall verwendet die RPA eingebaute Integrationsfunktionen, die problemlos Daten zwischen dem Quell- und dem Zielsystem zuordnen können, ohne dass dafür APIs, Webservices oder ein extra geschriebenes Integrationsprogramm benötigt wird.

Weiter denken als CDA und RPA

Obwohl RPA und CDA wesentliche Vorteile und Rentabilität ermöglichen, können Unternehmen einen noch höheren Grad der Effizienz erreichen, wenn sie die Grundlage für unternehmensweite intelligente Automatisierung legen – und RPA mit integrierten „intelligenten“ Automatisierungsfunktionen einführen, zu denen nicht nur kognitive Erfassung, sondern auch Prozessorchestrierung und Prozessanalyse gehören. Diese Intelligent Automation verbindet KI-Technologien mit RPA, um aus der digitalen Workforce und den menschlichen Mitarbeitern eine unübertroffen starke Belegschaft zu bilden – und Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, schon heute nach dem Motto „Work Like Tomorrow“ zu agieren.


Möchten Sie mehr erfahren? Ihre intelligente digitale Workforce: So automatisieren Sie mit RPA und Cognitive Document Automation Ihre Prozesse unternehmensweit