Renommierter Automobil- und Motorradhersteller standardisiert seine Digitalisierungs- & Archivierungsprozesse

Die Herausforderung

Die Automobilindustrie ist eine der wettbewerbsintensivsten Branchen überhaupt. Bisher konnten sich deutsche Hersteller in diesem Markt sehr gut behaupten und die BMW Group gehört weltweit zu den führenden Anbietern. Allerdings sorgen Globalisierung, Compliance, zunehmende Vernetzung und Digitalisierung für kontinuierlich zunehmenden Wettbewerbs-und Preisdruck. Die Integration von jährlich mehreren Millionen Papierdokumenten in die digitalen Geschäftsprozesse stellt dabei hohe Anforderungen. Seit 2010 werden diesbezüglich im Scancenter Lösungen von Kofax eingesetzt: Dokumente werden gescannt, Informationen extrahiert und diese direkt in Geschäftsprozesse und Anwendungen überführt.

Von KFZ-Briefen über Finanzierungsanträge für die BMW Financial Services bis hin zu Verträgen für Flottenmanagement – zahlreiche Prozesse werden bei der BMW Group von Dokumenten begleitet oder initiiert, die zum Großteil immer noch auf Papier basieren. Die nachgelagerten Prozesse sind jedoch in aller Regel IT-Anwendungen, für die Daten in digitaler Form vorliegen müssen. Aktuell sind mehr als 50 Fachprozesse bei der BMW Group auf die schnelle und vor allem sichere Verfügbarkeit von Daten angewiesen. Um diesen Medienbruch zu überbrücken, setzt das Unternehmen seit vielen Jahren auf Document Capturing mit frühzeitigem Scannen von Dokumenten, Extraktion der Daten und Überspielen der relevanten Informationen in die IT-Systeme beziehungsweise Integration in bestehende Workflows.

Für die schnelle und effiziente Verarbeitung der Papiermengen sorgt das zentrale Scancenter in München, das direkt neben dem externen Posteingang angesiedelt ist und als Shared Service Center allen Abteilungen zur Verfügung steht. Kurze Wege sind damit garantiert.

Blick zurück – die Modernisierung der digitalen Prozesse
Im Zuge der Einführung des Scan-Centers plante die BMW Group auch die Ablösung der bestehenden Capturing- und Archivierungslösungen: Die damalige Lösungslandschaft war über viele Jahre gewachsen, heterogen und mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden.

Neben den technischen gab es auch fachliche Gründe, welche die BMW Group dazu bewegt hatten, sich nach einer neuen Lösung umzuschauen. Mit den Altsystemen konnte nur eine klassische Formularlesung realisiert werden. Dokumente ließen sich nur auslesen, sofern sie einen einheitlichen Charakter hatten, die Werte mussten also immer an festen Stellen im Dokument stehen. Es kamen über die Jahre aber immer mehr teil- und unstrukturierte Dokumente hinzu, die nicht automatisch erfassbar waren und erst mit hohem, manuellem Aufwand bearbeitet werden mussten.

Die Lösung

Zum Zug kam Kofax, ein etablierter und verlässlicher Partner, der seinen Fokus im Dokumentenumfeld hat und nachgewiesenermaßen mit hohen Volumina von Dokumenten zurechtkommt. Auch die Partnerschaften zu allen wichtigen Scan-und Softwareanbietern sowie die vielen Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen waren wichtig. Durch den modularen Aufbau lässt sich die Software jederzeit erweitern und an kommende Anforderungen anpassen. Diese Anpassungen können zum Großteil über ein intuitiv zu bedienendes GUI und bei Bedarf auch per Skripting durchgeführt werden.

Die neue Lösung firmierte unter dem Kürzel DEAS (Dokumenten Erkennungs- und Archivier¬ungs-System). Mit DEAS wurden alle vorherigen Einzel- sowie Insellösungen abgelöst und Kofax wurde unternehmensweiter Standard für Erfassung und Extraktion. Die Lösungsplattform basiert auf den Produkten Kofax Capture™ und Kofax Transformation Modules, mit denen sich Informationen aus gescannten Dokumenten extrahieren lassen. Als Scanner kommen verschiedene Geräte namhafter Hersteller zum Einsatz.

Die Vorteile

Mit DEAS auf Basis von Kofax konnten alle gesteckten Ziele erreicht werden. So gelang die reibungslose Ablösung des über die Jahre gewachsenen Lösungsparks durch eine einheitliche, dem Standard des Unternehmens entsprechende Plattform, die Windows 7 unterstützt und im Handling wesentlich einfacher ist.

Nicht nur die bestehenden Herausforderungen konnten erfolgreich gemeistert werden, sondern auch die Effizienz wurde erheblich gesteigert – man erreicht heute mit weniger deutlich mehr.

Innerhalb des Projekts hat insbesondere die Einführung von Kofax Transformation Modules für positive Veränderungen gesorgt. Damit lassen sich praktisch alle Informationen aus Dokumenten extrahieren, egal wo diese im Dokument stehen. Auch das Bearbeiten von teil- und unstrukturierten Dokumenten stellt nun kein Problem mehr dar. Der Anteil der Dokumente, die nach dem Scannen noch manuell bearbeitet werden müssen, kann erheblich reduziert werden, je nach Prozess um bis zu 75 Prozent.

Durch den modularen Aufbau lassen sich auch eigene Module entwickeln, was von der BMW Group im Rahmen des sogenannten Customizings auch rege genutzt wird. So sucht man beispielsweise innerhalb gescannter Dokumentenstapel anhand von Suchkriterien nach bestimmten Seiten, löst diese heraus und fügt sie in einen anderen Dokumentenstapel ein. So ein Vorgang wäre mit den alten Lösungen undenkbar gewesen. Die große Zahl existierender Schnittstellen macht nun auch die Anbindung an Lösungen wie Documentum oder SAP leicht realisierbar.

Auch in Bezug auf die Gesamtprojektrendite war man erfolgreich. So konnte der von der BMW Group vorgegebene Grenzwert nicht nur eingehalten, sondern sogar übertroffen werden. Mit der Digitalisierung von Dokumenten gelang auch eine Optimierung der Prozesse und eine nachhaltige Erhöhung des Automatisierungsgrades.

DEAS war ursprünglich nur für das BMW Group Scancenter in München angedacht und kommt heute in weiten Teilen der BMW Group zum Einsatz.

Teilen

Abonnieren

Abonnieren Sie unsere kostenlosen Updates über neue Produkte, aktuelle Webinare, Veranstaltungen und vieles mehr.