Globaler Telekommunikationsanbieter beschleunigt und optimiert die Abwicklung des Rechnungsprozesses

Die Herausforderung

Das Bezahlen von Rechnungen macht zwar keinen Spaß, muss aber trotzdem erledigt werden, egal, ob Sie eine Privatperson sind oder ein großes Unternehmen. Für diesen Anbieter von Telekommunikationsdiensten hat es oberste Priorität, dass die Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Aber angesichts der Forderungen Hunderter Lieferanten und Partner sowie anspruchsvoller Versorgungsunternehmen und Behörden stellte es eine große Herausforderung dar, die Arbeitslast der Kreditorenbuchhaltung (AP) zu bewältigen.

Der Leiter der Shared Services der Kreditorenbuchhaltung erklärte: „Wir erhalten in der Kreditorenbuchhaltung täglich über 1.000 Postsendungen. Die meisten davon beziehen sich auf Rechnungen. In der Vergangenheit mussten unsere Mitarbeiter jedes Objekt öffnen und sortieren, um dann die Rechnungen an ein anderes Team zur Validierung weiterzureichen. Abschließend mussten die Rechnungsdaten manuell in unsere Finanzsysteme eingegeben werden, damit die Rechnungen bearbeitet und bezahlt werden konnten.

„Gewöhnlich dauerte es im Schnitt 14 Tage, eine einzelne Rechnung zu verarbeiten. Da viele unserer Lieferanten ein Zahlungsziel von 20–25 Tagen haben, bedeutet für uns jede Verzögerung eine Strafgebühr von 2–3 % auf einen großen Teil der Rechnungen.“

Er führte weiter aus: „Darüber hinaus unterbrechen einige Anbieter ihre Dienstleistungen, falls Zahlungen nicht rechtzeitig eingehen. Eine Unterbrechung der Strom- oder Wasserversorgung in einer unserer Niederlassungen wäre folgenschwer: Unsere Mitarbeiter könnten ihre Arbeit nicht mehr erledigen, und der Service für unsere Kunden fiele aus. Wir konnten es uns nicht leisten, uns von ineffizienten manuellen Prozessen daran hindern zu lassen, unsere Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Also beschlossen wir, die AP-Abläufe zu optimieren.“

„Was Kapow von anderen unterschied, war sein ausgewogenes Angebot eines Produkts der Enterprise-Klasse mit professionellem Support, das wir selbst verwalten können – und das mit weniger IT-Ressourcen als bei vielen konkurrierenden Lösungen."

Die Kofax-Lösung

Als erstes implementierte dieses Telekommunikationsunternehmen Kofax Capture- und Kofax Transformation-Lösungen zur automatischen Extraktion (OCR) wichtiger Daten aus den Lieferantenrechnungen und zur Integration dieser digitalisierten Inhalte mit den Finanzsystemen.

„Wir erreichten eine beachtliche Effizienzsteigerung durch den Wechsel von der manuellen Dateneingabe zur Verarbeitung mit OCR (Optical Character Recognition) und der Kofax-Software“, erinnerte sich der Leiter von AP Shared Services. „Die Produktivität pro Kopf stieg um rund 200 %, und wir konnten die Anzahl der VZÄ in der Rechnungsverarbeitung um 50 % reduzieren. Durch die schnellere und genauere Rechnungsverarbeitung waren wir in der Lage, die Zeit bis zur Zahlung zu verkürzen und damit die Gefahr von Verspätungsgebühren und Service-Unterbrechungen zu verringern.“

Die Verbesserung der Dokumentenerfassung und -verarbeitung war nur der erste Schritt eines langen Digitalisierungsprozesses. Das Unternehmen plant eine vollständig digitalisierte Poststelle und entschied sich kürzlich für Kofax Kapow-Software, um dieses Ziel zu erreichen.

Die Ergebnisse

Dieser Telekommunikationsanbieter will mit der Nutzung von Robotic Process Automation wesentlich über die Kreditorenbuchhaltung (AP) hinausgehen. Das Unternehmen arbeitet daran, Kapow schrittweise auf andere Bereiche des Unternehmens auszuweiten, z. B. auf den Kundenservice. Es hat einen Kapow-Roboter entwickelt, der offene Support-Fälle auswertet, dann kategorisiert und den Teams zuweist – eine wertvolle Ersparnis von Zeit und Mühe.

Der Leiter von AP Shared Services: „Wir erhalten täglich Hunderte von Support-Fällen per E-Mail. In der Vergangenheit musste ein Mitarbeiter all diese E-Mails lesen, bestimmen, was das Problem war, und den Fall an das entsprechende Kundenservice-Team oder einen einzelnen Agenten weiterleiten. Heute haben wir einen Kapow-Roboter, der die Support-Fälle anhand vordefinierter Geschäftsregeln kategorisiert und zur Lösung an das betreffende Team weiterleitet. Seit Kapow diese Arbeiten vorbereitet, müssen unsere Kundenservicemitarbeiter keine Zeit mehr mit der Überprüfung von E-Mails vergeuden und können sich direkt auf die Support-Fälle konzentrieren, sodass wir einen flexibleren Kundendienst bieten können.“

Teilen

Abonnieren

Abonnieren Sie unsere kostenlosen Updates über neue Produkte, aktuelle Webinare, Veranstaltungen und vieles mehr.