Kelag gewinnt Wettbewerbsvorteile durch Prozessautomatisierung von Kofax

Die Herausforderung

Das Marktumfeld der Energiewirtschaft ist geprägt von großen gesellschaftlichen Trends und technologischen Entwicklungen. Die komplexen und dynamischen Rahmenbedingungen verlangen nach effizienten Strukturen, Veränderungsbereitschaft und einer hohen Innovationsfähigkeit. Um sich in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld nachhaltig von den Wettbewerbern abheben zu können, müssen – um weiterhin erfolgreich zu sein – effiziente Arbeitsweisen entwickelt und Differenzierungsmerkmale identifiziert werden.

Die Kelag begann angesichts der zuvor erwähnten Trends und technologischen Entwicklungen damit, die Prozesse im Unternehmen intensiv zu durchforsten, um etwaige Effizienzpotenziale heben zu können. Im Rahmen der Durchsicht entstand die Idee, Routineprozesse zu automatisieren, um die vorhandenen Personalkapazitäten optimal nutzen zu können.

Die Lösung

Zur Realisierung dieser Idee kooperierte die Kelag unter anderem mit SmartCAP IT-Solutions, um Kofax Kapow™ Robotic Process Automation (RPA)-Lösungen einzuführen.

Cornelia Kowatsch, Teamkoordinatorin für das Finanzmanagement im Middle- und Backoffice der Kelag, erklärt: „Wir haben uns für Kofax und SmartCAP IT-Solutions entschieden, weil wir bereits in anderen Geschäftsbereichen – zum Beispiel in unserem Projekt ,Digital Mailroom‘ – erfolgreich mit diesem Lieferanten zusammengearbeitet haben. Darüber hinaus war das Angebot von Kofax und SmartCAP IT-Solutions preislich sehr attraktiv.“

Im ersten Anwendungsfall nutzte die Kelag in Zusammenarbeit mit SmartCAP IT-Solutions Kofax Kapow, um die Dateneingabe in ihre SAP ERP-Anwendungen zu automatisieren. Dazu entwickelte die Kelag einen speziellen Algorithmus, der alle Positionen aus den Kontoauszügen der Banken aller inländischen Tochtergesellschaften des Unternehmens direkt im SAP ERP verbucht.

Margareta Schliesser-Slanic, Koordinatorin des RPA-Kompetenzzentrums bei der Kelag, erklärt: „Desktop-Automatisierung ist eine leistungsstarke Möglichkeit, vorhandene Personalkapazitäten optimal zu nutzen.“ Cornelia Kowatsch: „Durch Automatisierung der Dateneingabe in unsere SAP ERP-Finanzanwendung sparen wir wertvolle Zeit, die unsere hochqualifizierten Buchhalter nun für andere Aufgaben nutzen können.“

Die hervorragenden Ergebnisse bei der Automatisierung der SAP-Dateneingabe nahm die Kelag zum Anlass, auch in anderen Bereichen das Automationspotenzial zu ermitteln. Nach interner Bekanntmachung der Erfolge im SAP-Anwendungsfall veranstaltete das RPA-Kompetenzzentrum der Kelag einen internen Automatisierungsworkshop, an dem interessierte Führungskräfte teilgenommen haben.

Bei diesem Workshop präsentierte SmartCAP IT-Solutions die Leistungsfähigkeit von Kofax Kapow und bat alle Teilnehmer, in ihren Abteilungen nach Prozessen zu suchen, die mit RPA automatisiert werden könnten. Die Kelag und SmartCAP IT-Solutions sammelten anschließend alle Ergebnisse ein und wählten die vielversprechendsten Ideen für weitere Untersuchungen aus.

Auf Anregung der Vertriebs- und Marketingteams wandte sich das Kelag-RPA-Kompetenzzentrum den Preisvergleichsportalen zu, die Verbraucher bei der Auswahl ihres Energieversorgers unterstützen sollen. Benutzer geben dort Informationen wie Energieverbrauch, Standort, Haus- oder Wohnungstyp, Anzahl der Zimmer oder Anzahl der Bewohner ein. Die Website holt in weiterer Folge Angebote mehrerer Anbieter ein und listet diese in aufsteigender Reihenfolge auf. Um die oberen Listenplätze herrscht ein intensiver Wettbewerb, weil Verbraucher die oben gelisteten Energieversorger deutlich häufiger beauftragen.

Im laufenden Bemühen um die Top-Positionen überprüfen die Vertriebs- und Marketingabteilungen häufig das aktuelle Ranking ihres Unternehmens. Dazu geben die Mitarbeiter in der Regel auf mehreren Preisvergleichswebsites ihre Daten für verschiedene Beispielprofile ein. Diese Aufgabe gestaltet sich als sehr zeitaufwändig. Mit Unterstützung von SmartCAP IT-Solutions entwickelte die Kelag einen Algorithmus, der Informationen aus Musterbenutzerprofilen selbstständig eintippt, Angebote einholt, das Ranking der Kelag ermittelt und anschließend die Informationen an alle Interessierten sendet – gänzlich ohne manuelle Eingriffe.

Die Ergebnisse

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben mit RPA erschließt die Kelag ihren Mitarbeitern erhebliche Zeiteinsparungen und ermöglicht ihnen, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

„Früher verbrachten unsere Vertriebs- und Marketingteams mehrere Personenstunden damit, unsere Rankings auf Preisvergleichsportalen zu ermitteln“, führt Margareta Schliesser-Slanic weiter aus. „Dank Kofax Kapow und SmartCAP IT-Solutions haben diese Mitarbeiter nun mehr Zeit für andere Aktivitäten. Ähnlich verhält es sich in der Buchhaltung, denn die Automatisierung der Dateneingabe in SAP spart dem Team jeden Tag zwischen 10 und 15 Minuten.“

„Die Mitarbeiter begrüßen die Kofax Kapow-Lösungen sehr, weil sie dadurch effizienter arbeiten und sich wiederholende Aufgaben an den Algorithmus übergeben können.“

In Zukunft will die Kelag RPA auch in anderen Bereichen einsetzen. Zum Beispiel sucht das Unternehmen nach Möglichkeiten, um die Erstellung und Verteilung der von den Mitarbeitern regelmäßig genutzten Berichte zu automatisieren. Dazu zählen beispielsweise Reports über die Anzahl von Verbrauchern, die ihren Energieversorger gewechselt haben.

Margareta Schliesser-Slanic fasst zusammen: „Der intensive Wettbewerb auf dem Energiemarkt wird uns auch weiterhin begleiten. Wir sind aber davon überzeugt, dass wir mithilfe der Prozessautomatisierung von Kofax Kapow unsere starke Position in einem turbulenten Markt behaupten können.“

Teilen

Abonnieren

Abonnieren Sie unsere kostenlosen Updates über neue Produkte, aktuelle Webinare, Veranstaltungen und vieles mehr.