Sichere und einfache E-Signatur-Software

Was sind die Vorteile von elektronischen Signaturen?
Elektronische Signaturen sind ein zentraler Baustein, um Vertrauen in die Digitalisierung herzustellen. Dieses Vertrauen ist für die Digitalisierung von zentraler Bedeutung. Elektronische Signaturen sind auch entscheidend für das Erreichen vollständiger digitaler End-to-End-Prozesse, da sie den letzten, papierbasierten Schritt eliminieren.

Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen und einer elektronischen Signatur?
Digitale Signatur ist ein technischer Begriff, der eine Methode zur Erstellung einer elektronischen Signatur auf der Grundlage von Kryptografie beschreibt. Die US-amerikanische Behörde für Lebens- und Arzneimittel FDA (Food and Drug Administration) definiert dies unter 21 CFR Sec. 11.3 folgendermaßen: „Eine digitale Signatur ist eine elektronische Unterschrift, die auf kryptografischen Methoden zur Authentifizierung des Urhebers beruht und unter Verwendung einer Reihe von Regeln und Parametern so berechnet wird, dass die Identität des Unterzeichners und die Integrität der Daten überprüft werden können.“

Elektronische Signatur ist ein rechtlicher Begriff, der zum Beispiel definiert ist in:

• der Europäischen Union – gemäß EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS): „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner (= natürliche Person) verwendet“
• den Vereinigten Staaten – gemäß ESIGN Act 2000: „ein elektronischer Ton, ein elektronisches Symbol oder ein elektronisches Verfahren, das mit einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung verbunden oder logisch verknüpft ist und von einer Person in der Absicht ausgeführt oder angenommen wird, die Aufzeichnung zu unterzeichnen“
• Singapur – gemäß dem Gesetz über elektronische Transaktionen (ETA) von 1998: „alle Buchstaben, Zeichen, Zahlen oder anderen Symbole in digitaler Form, die einer elektronischen Aufzeichnung beigefügt oder logisch mit ihr verbunden sind und in der Absicht ausgeführt oder angenommen wurden, die elektronische Aufzeichnung zu authentifizieren oder zu genehmigen“

eIDAS ist ein Akronym für „elektronische Identifizierung und Signatur (electronic Identification and Signature)“. Der vollständige Titel lautet „Verordnung über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen“. Neben elektronischen Signaturen gehören zu den Vertrauensdiensten auch elektronische Siegel, Zeitstempel, elektronische Zustelldienste und die Authentifizierung von Websites.

Definitionen von E-Signaturen in Gesetzen auf der ganzen Welt – siehe Links auf S. 17 von: eBook – Globally Legal: Best Practices für den Einsatz von E-Signaturen

Was ist eine erweiterte elektronische Signatur und was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Beides sind Rechtsbegriffe. In Europa sind sie in der EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS) definiert:

• Erweiterte elektronische Signaturen (Advanced Electronic Signatures, AES) sind eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet. Sie müssen die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und werden unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann. Dabei sind sie so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
• Qualifizierte elektronische Signaturen (Qualified Electronic Signatures, QES) sind erweiterte elektronische Signaturen [...], die von einer qualifizierten elektronischen Einheit zur Signaturerstellung auf der Grundlage eines qualifizierten Zertifikats für elektronische Signaturen [...], das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (Qualified Trust Service Provider, QTSP) ausgestellt wurde, erstellt werden.

Was ist eine biometrische Signatur?
Biometrie ist die „automatische Erkennung von Personen auf der Grundlage ihrer biologischen und verhaltensbezogenen Merkmale“, wie in ISO/IEC 2382 Abschnitt 37 definiert.

Im Grunde bezieht sich die biometrische Erkennung oder Biometrie auf das, was einen als Individuum kennzeichnet. Es gibt zwei Gruppen von Biometrien:

• anatomische Merkmale: z. B. Fingerabdruck, Iris, Gesicht, Handgeometrie, Venen ...
• Verhaltensmerkmale: z. B. handschriftliche Unterschriften oder der Rhythmus beim Tippen.

Handschriftliche Unterschriften können auf zwei Arten elektronisch erfasst werden: entweder kann die Bewegung (x/y-Position, Geschwindigkeit und Beschleunigung) des Stifts auf dem Pad als Funktion der Zeit aufgezeichnet werden oder das Unterschriftenbild selbst (x/y-Koordinaten der Stiftlinie auf dem Pad) wird erfasst. In jedem dieser „dynamischen“ oder „statischen“ Fälle ist das aufgezeichnete Signal das Ergebnis sowohl der Biologie (Händigkeit) als auch des erlernten und geübten Verhaltens der Person.

• Unterschriften weisen eine biologische Komponente auf, da Unterschriften von Linkshändern und Rechtshändern oft unterschieden werden können.
• Unterschriften sind aber auch eine Verhaltensweise. Prominente verwenden oft eine Unterschrift für Autogramme und eine andere für Verträge, was je nach Kontext auf zwei verschiedene Verhaltensarten hinweist. Unterschriften können absichtlich verändert werden, indem man das Unterschriftsverhalten ändert.

Handschriftliche Unterschriften können zur automatischen Erkennung von Personen verwendet werden und erfüllen die Definition einer biometrischen Methode.

Was ist erforderlich, um erweiterte oder qualifizierte elektronische Signaturen (AES/QES) zu erstellen?
Gemäß der Definition in der EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS) müssen zusätzlich zu Kofax SignDoc folgende Punkte erfüllt werden:

• Erweiterte elektronische Signaturen (AES) erfordern digitale Zertifikate, die von einem Vertrauensdienstanbieter (Trusted Service Provider, TSP) stammen können.
• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) erfordern qualifizierte Zertifikate, die von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (Qualified Trust Service Provider, QTSP) bereitgestellt werden.

Zertifikate können vorhanden sein:

• remote/serverseitig – z. B. in einem Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) oder einem Cloud-basierten Dienst
• oder lokal/clientseitig – z. B. auf Hardware-Tokens (Smartcard, USB-Stick ...) oder als Software-Zertifikat, das auf dem PC eines Benutzers oder im System eines Unternehmens gespeichert ist

Sind dokumentenechte Unterschriften immer gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Eine physische Unterschrift auf Papier (z. B. mit echter Tinte, auch bekannt als „dokumentenechte Unterschrift“) ist nicht immer gesetzlich vorgeschrieben. In vielen Fällen ergibt sich die Notwendigkeit einer Unterschrift aus den Gepflogenheiten und der gängigen Praxis, eine Transaktion zu belegen. In Fällen, in denen die dokumentenechte Unterschrift auf Papier nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann eine elektronische Signatur verwendet werden.

In den nachstehenden Beispielen aus der Praxis werden elektronische Signaturen verwendet, auch wenn in bestimmten Rechtsordnungen die Unterschrift rechtlich nicht unbedingt erforderlich ist:

• Bankwesen: Kontoeröffnung, -änderung und -löschung, Verbrauchervereinbarungen, Bareinzahlungen und -abhebungen, Daueraufträge, Beratungsprotokolle, Maklervollmachten, Freistellungsaufträge für Kapitalerträge
• Versicherungen: Anträge, Beratungsprotokolle, Schadensmeldungen
• Telekommunikation: Anträge (Mobilfunk, DSL, Kabel usw.), Serviceberichte
• Handel: Quittungen an der Verkaufs- oder Lieferstelle, Warenrückgabe, Service-Dokumentation
• Versorgungsunternehmen: Vertragsantrag (Stromversorgung), Anträge für Kundenprämienprogramme

Welche Arten von Signaturen werden von SignDoc unterstützt?
Alle!

Für eine einfache elektronische Signatur reicht es aus, das SignDoc-Server-Zertifikat (konfigurierbar in der SignDoc-Administration) zu verwenden, wobei alle Benutzer das gleiche Zertifikat verwenden.

Für eine erweiterte elektronische Signatur ist es erforderlich, individuelle Benutzerzertifikate zu verwenden, die über einen digitalen Signierdienst bereitgestellt werden, oder ein lokales persönliches Zertifikat zu besitzen, das auf einem USB-Stick von einer Zertifizierungsstelle bereitgestellt werden kann. Die Verwendung lokaler persönlicher Zertifikate erfordert die Installation des SignDoc-Geräteanschlusses.

Für eine qualifizierte elektronische Signatur ist es erforderlich, ein Zertifikat zu verwenden, das von einem externen Vertrauensdienstanbieter (Trusted Service Provider, TSP) erstellt wurde, der die Benutzerauthentifizierung durchführt und vertrauenswürdige Zertifikate zum Signieren bereitstellt. SignDoc bietet eine TSP-Plugin-Schnittstelle für die Plugin-Entwicklung zur Einbindung externer TSP-Provider.

Mit SignDoc können Sie biometrische handschriftliche Unterschriften erfassen.

Wie ist die Preisstruktur von SignDoc?
Die Preisgestaltung basiert auf der Anzahl der Signierpakete, die jährlich verarbeitet werden können.

Wie ist ein Signierpaket definiert?
Ein Signierpaket kann ein oder mehrere Dokumente mit einer oder mehreren Signaturen enthalten.

Was sind die Wartungs- und Supportoptionen für Kofax SignDoc?
Support und Wartung richten sich bei SignDoc nach den Standard-Support-Preisen von Kofax. Standard-Support und 24/7-Support sind verfügbar.

Ist ein Evaluierungsschlüssel verfügbar und wie lange ist der Evaluierungszeitraum für SignDoc?
Ja, es sind Evaluierungsschlüssel für Kunden und Partner erhältlich. Der Evaluierungszeitraum beträgt in der Regel für Kunden 90 Tage.

Wodurch unterscheidet sich Kofax SignDoc von anderen Anbietern?
SignDoc bietet zuverlässige E-Signatur-Funktionen, die die Anforderungen eines breiten Spektrums von Kunden erfüllen – und das zu einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis.
SignDoc verfügt über Schnittstellen zu Kofax TotalAgility (KTA), Kofax PowerPDF, Kofax Robotic Process Automation (RPA) und Kofax Communications Manager (KCM).

 

• Kofax TotalAgility (KTA) ermöglicht es SignDoc, Unterzeichnungsvorgänge innerhalb von KTA auszulösen und zu verfolgen. Es kann als Teil einer umfassenderen Workflow-Automatisierungslösung oder als eigenständige Lösung implementiert werden.
• Kofax PowerPDF verfügt über eine leistungsstarke Integration mit SignDoc, um Dokumente innerhalb einer Anwendung zu erstellen, zu bearbeiten, freizugeben und zu unterzeichnen.
• Kofax RPA kann einen Unterzeichnungsprozess auslösen, um Dokumente mit vorausgefüllten Informationen zur Überprüfung und Unterzeichnung zu übermitteln, wodurch manuelle Schritte vermieden werden.
• Kofax Communications Manager macht Mitteilungen nutzbar, die durch elektronische Unterschriften in vollständig digitale Transaktionen umgewandelt werden können – so werden mehr Geschäftsprozesse ermöglicht und die Kundenerfahrung verbessert, während zugleich die Verwendung von Papier vermieden wird.

In welchen Sprachen ist das Produkt verfügbar?
Kofax SignDoc unterstützt standardmäßig Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch, Italienisch, Portugiesisch, Spanisch, Japanisch und vereinfachtes Chinesisch.
Kunden und Partner können auch ihre eigenen Sprachpakete implementieren.

Wie schützt SignDoc die Integrität eines Dokuments?
Kofax SignDoc folgt zur Einbettung der Signatur in PDF-Dokumente den Sicherheitsgrundsätzen für die Verschlüsselung und das Hashing, die auf den Empfehlungen des US National Institute of Standards and Technology (NIST) und der Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen (Bundesnetzagentur) basieren. Die Bundesnetzagentur ist eine unabhängige Bundesoberbehörde und Aufsichtsstelle für elektronische Signaturdienste. Ähnliche Agenturen gibt es in allen EU-Ländern.

Wie liefert Kofax SignDoc Beweise?
Mit Kofax SignDoc unterzeichnete Dokumente enthalten einen vollständigen Prüfpfad. Aus diesem geht eindeutig hervor, wer wann welchen Inhalt des Dokuments unterzeichnet hat. Im Gegensatz zu einigen anderen Anbietern von elektronischen Signaturen ist es nicht erforderlich, zur Validierung auf einen Dienst eines anderen Drittanbieters zuzugreifen. Kofax SignDoc weist keine Anbietersperre für die Prüfung auf.

Kann Kofax SignDoc so konfiguriert werden, dass es die Einhaltung branchenspezifischer Datenschutz- und Regulierungsanforderungen unterstützt?
Ja. Kofax SignDoc kann so konfiguriert werden, dass es Anforderungen wie 21 CFR Part 11 der Behörde für Lebens- und Arzneimittel FDA (Food and Drug Administration) in den Vereinigten Staaten erfüllt.

Können mit Kofax SignDoc elektronisch signierte Dokumente vor Gericht verwendet werden?
Ja, an den meisten Gerichtsstandorten können die verschiedenen Arten von E-Signaturen als Beweismittel für eine rechtsverbindliche Vereinbarung in einem Gerichtsverfahren dienen. Verordnungen und Gesetze zum elektronischen Signieren besagen, dass einer Unterschrift nicht allein deshalb die rechtliche Wirkung abgesprochen werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegt.

• USA: Der E-SIGN Act 2000 erkennt an, dass elektronische Signaturen genauso rechtswirksam sein können wie eine Unterschrift, die mit einem echten Stift auf echtem Papier geleistet wird („dokumentenechte Unterschrift“).
• Europäische Union: EU-Verordnung 910/2014 EU Art. 25 § 1 definiert: (1) In jedem Gerichtsverfahren ist – (a) eine elektronische Signatur, die in eine bestimmte elektronische Kommunikation oder bestimmte elektronische Daten integriert oder mit diesen logisch verknüpft ist, und (b) die Zertifizierung einer solchen Signatur durch eine beliebige Person jeweils als Beweismittel in Bezug auf Fragen zur Authentizität der Kommunikation oder der Daten oder zur Integrität der Kommunikation oder der Daten zulässig.

In vielen Fällen kann ein leistungsfähiges Verfahren für elektronische Signaturen die Möglichkeit einer gerichtlichen Auseinandersetzung verringern, indem es stichhaltige Beweise liefert, mit denen etwaige Anfechtungen der elektronischen Signatur und des zugrunde liegenden Dokuments widerlegt werden können.
Die alleinige Betrachtung von Verordnungen, Gesetzen und Richtlinien für elektronische Signaturen bietet jedoch keine umfassende Perspektive für die Beurteilung der Rechtskonformität eines digitalen Arbeitsablaufs, der auch elektronische Signaturen beinhalten sollte. Die jeweilige Durchführbarkeit kann durch Formvorschriften beeinflusst werden, die typischerweise Teil des Zivil- und Handelsrechts sind und für bestimmte Prozesse gelten.

Benötige ich digitale Zertifikate, um ein hohes Maß an Beweiskraft für meine elektronisch signierten Dokumente sicherzustellen?
Das Konzept von Kofax SignDoc besteht darin, ein hohes Maß an Beweiskraft für elektronisch signierte Dokumente zu gewährleisten, auch wenn keine digitalen Zertifikate beteiligt sind. Wenn sie nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann die Verwendung digitaler Zertifikate jedoch als zusätzliche Vertrauensebene dienen.

• Bei der persönlichen Unterzeichnung empfiehlt Kofax, die handschriftliche Unterschrift in digitale Prozesse zu integrieren, anstatt sie zu ersetzen. Wenn biometrische Merkmale der Unterschrift erfasst werden, sorgen diese für eine zusätzliche Beweiskraft und stellen eine Option zur Authentifizierung des Unterzeichners dar.
• Digitale Zertifikate spielen eine stärkere Rolle bei Self-Service/Remote-Unterzeichnungen, bei denen Signiermethoden wie Click-to-Sign angewendet werden und die Authentifizierung des Unterzeichners z. B. über die Bereitstellung von Zugangslinks zu Portalen und/oder Textnachrichten per SMS erfolgt. Kofax SignDoc unterstützt auch diese Szenarien.

Wann wurde Kofax SignDoc erstmals auf dem Markt eingeführt?
Kofax SignDoc ist seit 2003 auf dem Markt. Mit der Übernahme von Softpro im September 2014 wurde es Teil des Kofax-Portfolios.

Was sind die Zertifizierungsanforderungen bei SignDoc?
SignDoc ist für die Partner-Community verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Kofax-Vertreter. Weitere Informationen über Schulungsoptionen finden Sie unter https://learn.kofax.com.

Kann ich SignDoc evaluieren?
Ja, zertifizierte Kofax-Partner können eine Evaluierungslizenz anfordern, die ein Jahr lang gültig ist.