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Herausforderungen

Wenn Sie mit vielen Lieferanten und Unternehmenskunden zusammenarbeiten, verbringen Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich immer mehr Zeit damit, sich in zahlreiche Self-Service-Portale einzuloggen. Denn die Anzahl der Unternehmen, die Informationen wie Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen etc. über eigene, webbasierte Portale austauschen, steigt permanent.

Mitarbeiter müssen sich also regelmäßig in all diese Portale einloggen, um zu prüfen, ob dort aktuelle Daten / Dokumente für die Weiterverarbeitung vorliegen bzw. um eigene Dokumente hochzuladen. Speziell bei international tätigen Unternehmen und Shared Service Centern (SSC) kommt hinzu, dass sich die Bearbeitung von Finanzprozessen aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen unnötig verzögert. Ein automatisierter, effizienter Datentransfer zwischen Portalen und dem eigenen System war aber bisher nur durch die aufwendige Programmierung und Einrichtung passender Schnittstellen möglich.

Lösung

Robotic Process Automation ermöglicht einen automatisierten Datentransfer zwischen dem eigenen System und webbasierten Lieferanten- und Kundenportalen. Im Gegensatz zu individuellen Schnittstellen können Sie RPA-Technologie sehr schnell und mit wenig Aufwand integrieren. Erstellen Sie mit Kofax Kapow innerhalb weniger Stunden beliebig viele Software-Roboter, die Schritt für Schritt genau die Tätigkeiten übernehmen, die bisher Ihre Mitarbeiter ausführen, zum Beispiel: Eingangsrechnungen abholen, ausgehende Rechnungen einstellen, aktuelle Währungskurse oder Bankdaten auslesen und im ERP-System hinterlegen, Daten für die Reisekostenabrechnung aus Portalen wie z.B. Air Plus transferieren etc. Kofax Kapow erledigt alle diese Aufgaben automatisiert, schnell, zuverlässig, revisionssicher und fehlerfrei.

Zahlreiche Dokumentenarten automatisiert transferieren

Abgesehen von ein- und ausgehenden Rechnungen können selbstverständlich auch sämtliche andere Dokumentenarten von Kapow-Robotern aus Portalen abgeholt oder dort abgelegt werden: Bestellungen, Angebote, Bestell- und Auftragsbestätigungen etc. So profitieren Sie nicht nur von kostengünstigen, effizienten und transparenten Prozessen. Ebenso können Sie auch wichtige prozessrelevante Informationen, wie beispielsweise Log-in Daten, personenunabhängig verfügbar machen. Zudem sorgt die schnellere Bearbeitung von Debitoren- und Kreditorenrechnungen für einen optimierten Cash-Flow – indem Sie Skonti besser ausnutzen und Außenstände verkürzen können.

So funktioniert es

So funktioniert Kofax Kapow für Portal-Abfragen

Flexibel, kostengünstig und effizient: Automatisierter Datentransfer zwischen Portalen und eigenen Systemen

  1. Legen Sie fest, in welches Portal sich der Software-Roboter einloggen soll und hinterlegen Sie die für den Log-in erforderlichen Daten (URL, Benutzername, Passwort). Definieren Sie ebenfalls, in welchen zeitlichen Abständen bzw. zu welchen Uhrzeiten die Log-ins erfolgen sollen.
  2. Legen Sie fest, nach welchen Daten/Dokumenten der Roboter suchen soll, beispielsweise nach PDFs mit dem Betreff „Rechnung“ oder „Bestellung“.
  3. Geben Sie dem Roboter die Anweisung, was im nächsten Schritt mit den aufgefundenen Daten/Dokumenten zu tun ist, zum Beispiel: ein PDF an die Capture-Lösung übergeben, an eine konkrete E-Mail-Adresse weiterleiten oder in einer bestimmten Worklist ablegen, etwa im Eingangsrechnungsbuch des ReadSoft Process Director .

Alle Vorteile auf einen Blick

Zeit und Kosten sparen durch automatisierte Portal-Abfragen

Automatisieren Sie den Up- und Download von Daten und Dokumenten in Self-Service-Portalen mit Kofax Kapow und profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • Zeit- und Kosteneinsparungen durch automatisierte, effiziente und schnelle Prozesse, die 24/7 bearbeitet werden können
  • Personenunabhängige, allgemeine Daten-Verfügbarkeit dank zentralisierter Datenhaltung
  • Reduzierung der Außenstände und optimierter Cash-Flow aufgrund zeitnaher, schneller Bearbeitungsprozesse
  • Minimierung der Fehlerquote durch klar definierte und automatisierte Prozesse
  • Höhere Flexibilität, da keine teure und aufwendige Schnittstellen-Programmierung erforderlich ist und neue Portale schnell in den Bearbeitungsprozess aufgenommen werden können
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnellere und fehlerfreie Bearbeitung
  • Höhere Produktivität, da Mitarbeiter sich intensiver auf Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren können