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Herausforderungen

Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Stammdaten? Bei vielen Unternehmen ist das nicht der Fall. Denn um Handelsregister-Einträge, Adressen etc. auch ohne aktuellen Anlass routinemäßig zu prüfen, fehlen oft die zeitlichen und personellen Ressourcen. Dabei verlangt der Fiskus die Validierung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) nicht nur bei der Stammdatenanlage: Vielmehr muss die Validierung in regelmäßigen Abständen erfolgen, um sicherzustellen, dass die auf Rechnungen angegebene USt.-IdNr. stets aktuell und korrekt ist.

Ebenfalls wichtig – insbesondere für exportierende und international tätige Unternehmen sowie für Finanzinstitute – sind die Einhaltung von Gesetzen und staatliche Vorgaben im Zusammenhang mit der Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismus-Finanzierung, u.a. gemäß Geldwäschegesetz (GwG), EU-Geldwäscherichtlinie (4. EU GWRL) und Außenwirtschaftsgesetz (AWG). Unternehmen sind daher verpflichtet, ihre Geschäftspartner gegen immer mehr und immer komplexere Sanktionslisten zu prüfen – eine Aufgabe, die manuell nicht zu bewältigen ist.

Lösung

Die RPA-Lösung Kofax Kapow ermöglicht Ihnen, die im Unternehmen vorliegenden Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Partnern etc. ohne zusätzlichen personellen Aufwand regelmäßig auf ihre Aktualität hin zu überprüfen. Dadurch vermeiden Sie nicht nur Verzögerungen bei Rechnungsläufen, sondern auch zusätzliche Aufwände, wenn beispielsweise aufgrund fehlerhafter Daten etliche Dokumente erneut erstellt werden müssen. Ebenso gehören Fehllieferungen und Retouren aufgrund veralteter Adressdaten der Vergangenheit an.

Automatisierte Prüfung von Umsatzsteuer-IdNr. und Sanktionslisten

Mit Kofax Kapow können Sie – mit überschaubarem Aufwand – beliebig viele Software-Roboter erstellen, die sämtliche Stammdaten Ihrer Kontakte prüfen. Zuverlässig, schnell und revisionssicher gleichen diese die vorliegenden Stammdaten zu vorgegebenen Zeiten gegen interne und externe Datenquellen ab – ob Handelsregister, Schufa oder internationale Sanktionslisten. Falls erforderlich, werden vorhandene Daten aktualisiert und bei Klärungsbedarf automatische Workflows angestoßen.

So funktioniert es

So funktioniert Kofax Kapow für die Stammdaten-Überprüfung

Revisionssichere Prozesse beim automatisierten Abgleich mit internen und externen Datenbanken

  1. Der Roboter bekommt die Information, auf welche Datenquelle er zugreifen soll (sowie ggf. benötigte Log-in-/Authentifizierungsdaten).
  2. Sie legen fest, nach welchen Daten der Roboter suchen soll, beispielsweise nach Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identnummer (USt.-IdNr.), Adressdaten etc.
  3. Der Roboter bekommt die Anweisung, was im nächsten Schritt mit den aufgefundenen Daten zu tun ist, zum Beispiel: In Schritt 2 gefundene Daten in ein bestimmtes Feld einer internen Datenbank zu kopieren oder bei Unstimmigkeiten per E-Mail einen Klärungsworkflow anzustoßen.

Alle Vorteile auf einen Blick

Compliance-konforme Prozesse und optimale Datenqualität für jederzeit aktuelle Stammdaten

Überprüfen Sie Ihre Stammdaten regelmäßig mit Kofax Kapow und profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • Zeit- und Kosteneinsparungen durch automatisierte, schnelle und effiziente Prozesse – ohne zusätzliche personelle Ressourcen
  • optimale Datenqualität dank automatisierter Konsistenz- und Dublettenprüfung
  • jederzeit aktuelle Daten dank regelmäßiger Prüfung
  • minimierte Fehlerquote durch Vermeidung manueller Fehler
  • revisionssichere Prozesse und Compliance-gerechte Datenhaltung dank regelbasierter, dokumentierter Workflows und automatisierter Sanktionslistenprüfung, sowie Dokumentation von Webinhalten zum Zeitpunkt der Extraktion
  • hohe Flexibilität, da zahlreiche externe und interne Datenquellen (Handelsregister, Schufa, Schwarze Listen etc.) ohne aufwendige Schnittstellen-Programmierung in den Bearbeitungsprozess integriert warden