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Als eines der führenden britischen multimodalen Speditions- und Logistikunternehmen hilft Davies Turner Unternehmen dabei, Teile und Produkte schnell, zuverlässig und kostengünstig rund um die Welt zu transportieren. Da viele der Kunden in einem engen Zeitrahmen agieren – wo auch kleine Verzögerungen oder Abweichungen kostspielige Folgen haben können – ist es entscheidend für Davies Turner, jederzeit einen klaren Überblick über Lieferungen und Bestand zu haben. Doch bei immer komplexer werdenden globalen Lieferketten, die unterschiedlichste Speditionen und Kontaktpunkte umfassen, kann dies zu einer Herausforderung werden.

„Wir haben jeden Tag Tausende ein- und ausgehende Sendungen. Wenn ein Kunde fragt, wo eine bestimmte Bestellung bleibt und an welchem Punkt sie sich befindet, müssen wir ihm diese Informationen schnell liefern können“, erklärte Logistics Systems Manager Darren Gurney. „Andernfalls könnten die Kunden unzufrieden werden und das Risiko steigt, zukünftiges Geschäft an einen Mitbewerber zu verlieren.“

In der Vergangenheit war die Auftragsverfolgung ein reaktiver und manueller Prozess bei Davies Turner. Wenn das Unternehmen eine Kundenanfrage zu einer Bestellung erhielt, musste das Team im Tracking-System auf der Website der jeweiligen Spedition nähere Informationen über die Sendung einholen. War man nicht in der Lage, diese Informationen online zu finden, musste die Spedition angerufen oder per E-Mail kontaktiert werden, was zu weiteren Verzögerungen führte. Im Durchschnitt dauerten Anfragen zur Auftragsverfolgung ca. 10 bis 15 Minuten.

„Wir konnten die Kundenanfragen immer beantworten und unsere SLAs (Service Level Agreements) einhalten, aber wir wussten, dass wir dies noch verbessern könnten“, sagte Gurney. „Wir wollten mehr Eigeninitiative entwickeln und allen Kunden aktuelle Einblicke in ihre Bestellungen geben, anstatt zu warten, bis sie sich mit einer Anfrage an uns wenden.“

Davies Turner suchte nach einem schnelleren und einfacheren Weg, Einblick in Tausende von Bestellungen zu erhalten, die jeden Tag verarbeitet werden, also eine Verfolgung der Sendungen in Echtzeit, wie sie jede Station in der Lieferkette durchlaufen.

Die Antwort fand das Unternehmen in Kofax Kapow, einer leistungsfähigen Plattform zur Integration und Automatisierung, die es den Nutzern erleichtert, schnell Daten aus einer Vielzahl von Quellen zu nutzen. Dazu gehören die internen Logistik- und Lagerverwaltungssysteme sowie externe Auftragsverfolgungssysteme und Websites Dritter.

Mit Kofax Kapow hat Davies Turner Integrationsprozessabläufe (üblicherweise als Software-Roboter bezeichnet) eingerichtet, die verschiedene Datenextraktions- und Integrationsaufgaben ausführen, die es dem Unternehmen ermöglichen, seinen Kunden alternative Kommunikationsmöglichkeiten anzubieten.

„Mittlerweile haben wir fast 100 Kapow Robots im Einsatz“, bemerkte Gurney. „Wir finden die Lösung unglaublich benutzerfreundlich. Sie brauchen kein Entwickler zu sein, um sie zu nutzen. Gleichzeitig ist Kofax Kapow sehr leistungsfähig - die Möglichkeiten scheinen nahezu unbegrenzt. Wir nutzen die Lösung, um Daten aus unseren eigenen Systemen, Partnersystemen und Websites Dritter zu integrieren, und es scheint wirklich nichts zu geben, in das Kapow sich nicht integrieren lässt!“

Heute verwendet Davies Turner Kapow zur automatischen Erfassung der Referenz- und Verfolgungsnummern, die jedem Auftrag zugeordnet werden, wenn er in das Warehouse Management System (WMS) des Unternehmens eingegeben wird. Die Lösung fragt regelmäßig die Speditionsverfolgungssysteme und Websites nach Lieferstatus und Zustellnachweisen ab und verknüpft diese Daten mit dem ursprünglichen Auftrag im WMS.

Wenn eine Bestellung das Lager des Unternehmens verlässt, benachrichtigt Davies Turner den Kunden per E-Mail, dass die Ware versandt wurde, einschließlich einer Auflistung der Bestelldaten und eines Links, über den der Kunde den Auftrag in Echtzeit verfolgen kann. Und wenn ein Kunde nach dem Status seiner Bestellung fragt, muss das Team einfach den Auftragsdatensatz im WMS aufrufen, statt eine Website zu besuchen oder eine Spedition zu kontaktieren.

Davies Turner hat auch einen Bestandsverfolgungsprozess erstellt, der regelmäßig die Lagerbestände der Firma prüft und Kunden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn eines ihrer Produkte bald ausverkauft ist. Dies ermöglicht es Kunden, unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, die Lagerbestände aufzufüllen, um sicherzustellen, dass sie ihre Aufträge mit minimaler Verzögerung erfüllen und teure Ausverkaufssituationen vermeiden können.

Die rationalisierte Auftrags- und Bestandsverfolgung hilft Davies Turner einen besseren Service in der First Mile™ der Kundenkommunikation zu bieten. Die Kunden erhalten neu gewonnene Einblicke in ihre Lagerbestände und den Versand und die Serviceteams können blitzschnell auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um auf Kundenanfragen schneller zu reagieren.

„Kofax Kapow hilft uns, viel schneller auf Kundenanfragen zu reagieren. Während unsere Teams früher rund 15 Minuten für die Beantwortung einer Anfrage zu einer Sendung benötigten, können sie heute in Echtzeit antworten“, meinte Gurney.

„Mit Kapow erfüllen wir nicht nur die Erwartungen der Kunden, in bestimmten Bereichen übertreffen wir diese sogar. Normalerweise würde ein Kunde nicht erwarten, dass wir all seine Aufträge in Echtzeit verfolgen können, aber dank Kofax Kapow haben wir diese Fähigkeit jetzt. Die Zahl der Sendungen, die wir verfolgen, konnten wir um 1000 % steigern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.“

Weitere automatisierte Prozesse erleichtern den Teams bei Davies Turner das Leben, erklärte Gurney: „Kofax Kapow hat mühsame manuelle Aufgaben beseitigt und die Jobs der Mitarbeiter leichter gemacht, alles ohne die Arbeitsweise der Teams großartig zu verändern. Benötigte Daten können jetzt viel schneller und professioneller gefunden werden, und Kapow hilft uns, einen besseren Kundenservice mit weniger administrativem Aufwand anzubieten.“

Entscheidend ist, dass die erhöhte Produktivität Davies Turner hilft, sein Geschäft auf dem richtigen Weg für profitables Wachstum zu halten.

„Kofax Kapow ermöglicht uns eine Vergrößerung des Geschäftsvolumens, ohne die Mitarbeiterzahl in der Verwaltung zu erhöhen“, stellte Gurney fest. „Ich bin sicher, dass wir ohne diese Lösung mehr Personal benötigt hätten, um das Wachstum zu bewältigen. In nur kurzer Zeit hat Kofax Kapow uns geholfen, Kunden vorausschauender und effizienter zu bedienen, und wir freuen uns darauf, mithilfe dieser Fähigkeiten unser Geschäft auch in Zukunft noch zu steigern.“